Van magneetkaarten naar datakoppeling

ADVERTORIAL

Peter Jansen, vrijdag 24 mei 2019

198 sec

Adjunct-directeur Cor de Bruijne (Hoek): 'Slim werken is de toekomst'

GroenVision is bedrijfssoftware voor de hovenier en (groot)groenvoorziener. Veel informatie vereist een uitgebreid programma. Maar net zoals het doen van de belastingaangifte is bedrijfsvoering niet de grootste hobby van de hovenier: die wil naar buiten. Infogroen speelt hierop in door automatisering zo makkelijk mogelijk te maken. Cor Bruijne, adjunct-directeur van Hoek, is Infogroen-klant van het eerste uur. 'Infogroen is heel dienstbaar. Dat is altijd zo geweest.'

Makkelijk en leuk

GroenVision geeft inzicht in resultaten op bedrijfs-, businessunit-, klant- en projectniveau. Het softwarepakket is een uitgebreide samenstelling van losse modules, maar is eenvoudig te bedienen. Bovendien is leverancier Infogroen er helemaal op gefocust om de gebruiker wegwijs te maken. Klanten laten zonder uitzondering weten dat zij op elk gewenst moment snel en adequaat op afstand worden geholpen. Volgens hen verstaan de Infogroen-medewerkers de kunst om in klare taal uitleg te geven, waardoor leren leuk blijft.

Het programma

Het programma koppelt alle gegevens, vanaf het eerste klantcontact tot het maken van de factuur of rapportage. Het werkt met één database voor makkelijke gegevensuitwisseling, ondersteunt mobiel en locatie-onafhankelijk werken en is los instelbaar per individu, per bedrijf (bijvoorbeeld binnen een holding) of per gebruikersgroep. Zo kun je je klanten via jouw eigen website toegang geven tot relevante projectgegevens. Het programma omvat modules zoals werkpakketten met kant-en-klare normen/tarieven, commerciële en uitvoeringsbeschrijvingen en managementinformatie.

Gebruiker van het eerste uur

Cor Bruijne van Hoek maakte 32 jaar geleden al kennis met de Infogroen-software Groen-Calculatie. Hij is adjunct-directeur bij Hoek, een middelgrote tot grote speler op de markt met een werkgebied van Den Helder tot Rotterdam en Utrecht. Dit derdegeneratie-familiebedrijf, dat al 75 jaar bestaat, werkt vanuit een vestiging in Voorhout en een vestiging in Ursem. Twintig jaar geleden liet Hoek een deel van de corebusiness, met name RWS-bestekken (bermen maaien), varen en stapte het bedrijf over op een bedrijfsmodel met naar eigen zeggen de juiste kwaliteit-prijsverhouding. Nu houdt Hoek zich bezig met onderhoud en renovatie, vooral voor gemeenten, woningbouwverenigingen, zakelijke opdrachtgevers, sportverenigingen en golfbanen. Ook doet het bedrijf aanlegwerken op het gebied van daken en gevels en groene speelpleinen.

Hoek stapte 25 jaar geleden over van magneetkaarten in het boekhoudsysteem naar het softwareprogramma van Infogroen, destijds nog Groen-Calculatie geheten. 'Dat was nog niet zo uitgebreid als GroenVision nu. We werkten ook jarenlang met Excel. Inmiddels werkt de hele organisatie, 225 medewerkers, met de GroenVision-modules, van klantbeheer tot calculatie, planning, projectadministratie en facturatie.'
Het hoveniersbedrijf heeft niet alle modules in één keer aangeschaft, maar telkens gekeken wat nodig was: 'We werken met bijna alle GroenVision-modules, behalve Financieel. Dat gebeurt bij ons in Afas. Sinds anderhalf jaar werken we met de module Materieelbeheer en sinds januari 2019 met de app Vision Mobile.'

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Cor Bruijne van Hoek: 'Inmiddels werkt de hele organisatie, 225 medewerkers, met de GroenVision-modules.'

Het programma geeft inzicht in bedrijfsgegevens op alle niveaus van de organisatie:

projectinformatie, managementinformatie en informatie voor rapportages aan de klant. Daarvoor kunnen de klanten van GroenVision kiezen uit tien verschillende modules.

- Commercieel: relatiebeheer, nieuwsbrieven
- Calculatie: kostprijs/commerciële prijs, uitbesteed werk, marge, uren/prijs per m2, RAW-bestekken inlezen en koppelen aan eigen werkpakketten, offertes maken
- Werkvoorbereiding: inkoop, werkinstructie, ontwerpplanning (hierbinnen is 3D-ontwerpprogramma HelixCad een optie)
- Planning: onderhoudsplanning, detailplanning van projecten, grafische planning, medewerkersplanning/urenregistratie
- Materieelbeheer: stamgegevens van machines, o.a. kosten-/reparatiehistorie en onderhoud-/urenhistorie
- Projectadministratie
- Facturatie
- Financiële administratie: debiteuren- en crediteurenadministratie, zoals balans, afschrijvingen vaste activa, btw-aangifte, debiteurenbeheer en herinneringen, internetbankieren
- Hrm
- App Vision Mobile

'We besparen veel tijd op kantoor en er gaan onderweg minder data verloren'

Mobiel werken

Met de recentste module, de app Vision Mobile, kunnen gebruikers altijd en overal in het project stappen. Bruijne: 'We hebben onze medewerkers gefaseerd intern opgeleid om digitaal te werken. Niet iedereen is direct veranderingsbereid, dus het is in dit proces belangrijk dat het bedrijf voldoende aandacht geeft aan iedereen en de meerwaarde van automatisering laat zien. Daarbij is een rol weggelegd voor onze zeven projectleiders. Zo'n 80 procent werkt nu digitaal. Elke ploeg heeft een tablet gekregen. Onze medewerkers kunnen op locatie zelf via de tablet hun uren inboeken en projectgegevens inzien. Ook kunnen ze via deze app hun vrije dagen aanvragen. Het kost medewerkers op het project per keer vijf minuten om hun uren of materieel en machines in te voeren, maar we besparen daarmee veel tijd op kantoor, minstens een halve fte. Er gaan onderweg ook minder data verloren. Uitvoerders en projectleiders hebben realtime een goed overzicht van de stand van zaken binnen projecten. Op basis van alles wat zij nu volgen, kunnen ze makkelijk tussentijdse rapportages of facturen maken. Voor- en nacalculatie zijn redelijk gedetailleerd. Ploegen, uitvoerders en projectleiders kunnen efficiënt werken. Zij zien bijvoorbeeld in één oogopslag het aantal nog beschikbare projecturen.'

Op directieniveau kan het bedrijf de verzamelde data ook goed gebruiken. Hoek hanteert een doelstelling van 80 procent traditionele business en 20 procent innovatie. 'We kunnen een volgende stap zetten door de beschikbare data nog beter te analyseren. Hierdoor kunnen we, met meer grip op planning en control, een grote stap zetten in het verbeteren van de total cost of ownership. Maar we kunnen met verzamelde en gekoppelde gegevens ook sneller inschatten of innovatie haalbaar is. Daaronder versta ik niet alleen de rendabiliteit van nieuwe techniek of werkprocessen, maar ook social return, contact met de burger, investeren in duurzame gereedschappen en in kennis voor het ontzorgen van de opdrachtgever. Met de data die GroenVision inzichtelijk maakt voor ons, kunnen wij indien gewenst verantwoording afleggen aan opdrachtgevers. Hoek stelt zich tot doel om de belofte die we doen in ons plan van aanpak ook te realiseren.'

Im- en export

GroenVision is compatibel met alle andere softwaresystemen. Bruijne: 'Wij doen onze financiën in Afas. De gegevens van GroenVision kunnen we daarheen exporteren. Andersom kan GroenVision probleemloos de stamgegevens uit het Afas-systeem inlezen. Het koppelen van systemen bezorgt me desalniettemin weleens hoofdpijn. Het is niet altijd even makkelijk. Dat geldt overigens niet voor GroenVision. Als gebruiker verwacht je dat data eenvoudig vanuit het ene pakket naar het andere geëxporteerd kunnen worden. De afstemming met de verschillende partijen vraagt extra aandacht, mede door de techniek en het bijbehorende jargon. Dankzij de projectleider van GroenVision hebben wij deze soms complexe stappen toch kunnen zetten.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie