‘Onze drukke, weerbarstige praktijk vraagt om inzicht en controle'

ADVERTORIAL

woensdag 21 november 2018

172 sec

Spaarnelanden zet software in voor beheer openbare ruimte

Van het beheer van groen en speelpleintjes tot het beheer van straat- en verkeersmeubilair, de veertig medewerkers van de BOR-unit van Spaarnelanden zetten zich dagelijks met plezier in om de leefomgeving in de gemeente Haarlem duurzaam en goed ingericht te houden. Samen met inhuurkrachten en toeleveranciers tekenen ze voor zowel het planmatig onderhoud als voor het oplossen van spoedmeldingen. In die drukke, weerbarstige praktijk is het noodzakelijk om grip en controle te houden op met name de planning. Hoe ze dat met hulp van GroenVision organiseren, vertellen unitmanager Robert Stuurman, werkvoorbereider Glenn Hogervorst en productmanager Amy Jansen in dit artikel.

Spaarnelanden wil de motor zijn achter een duurzame en plezierige leefomgeving voor burgers en bedrijven in de regio Haarlem. De verzelfstandigde overheidsinstelling is hiervoor actief in vier werkgebieden: afval en reiniging, beheer openbare ruimte, parkeerservice (beheer parkeergarages) en mobiliteitsservice (beheer en verduurzaming eigen wagenpark en wagenpark klanten). In alle werkgebieden staan naast de operationele uitvoering de thema’s verduurzaming, CO2-reductie en circulariteit centraal.

Robert Stuurman: ‘Spaarnelanden wil koploper zijn op het gebied van duurzaamheid. Die ambitie maken we in ons dagelijkse werk waar door bijvoorbeeld ons groenafval te composteren, kaphout te hergebruiken in de stad en door over te stappen op zonnepanelen en elektrisch vervoer en gereedschap. Daarnaast geven we uitvoering aan het gemeentelijke duurzaamheidsbeleid door bijvoorbeeld extra laadpalen in de gemeente te plaatsen.’

De dynamiek van alledag

Bij de kwaliteits- en verduurzamingsambitie van Spaarnelanden past ook dat de verschillende units binnen Spaarnelanden efficiënt en digitaal kunnen samenwerken. Daarom besloot de organisatie in 2017 om het ICT-landschap te optimaliseren: enerzijds door de ICT-infrastructuur te vernieuwen, anderzijds door de diverse softwarepakketten van de verschillende units daarop geïntegreerd te laten samenwerken. Er werd een consortium van ICT-leveranciers opgericht om dat te realiseren. Voor de BOR-unit was het van belang dat INFOGROEN daarvan deel uitmaakte.

Jansen: ‘Ons werkterrein is divers en bestaat uit verschillende activiteiten die we in opdracht van de gemeente en verschillende andere (overheids)organisaties uitvoeren. We werken samen met inhuurkrachten en onderaannemers aan planmatige onderhoudsprojecten, maar krijgen ook bijna dagelijks opdrachten voor het uitvoeren van spoedonderhoud. Dat kan van alles zijn: het weghalen van omgewaaide bomen en takken, het herstellen van straatmeubilair dat aangereden of gesloopt is of bijvoorbeeld het oplossen van wateroverlast.’

Stuurman vult aan: ‘In die drukke, weerbarstige praktijk is het van belang om overzicht te houden op de dagelijkse gang van zaken, en dat kan niet zonder passende automatisering. We werkten al met software van INFOGROEN. Onze voorkeur ging er dan ook naar uit om in de ICT-transitiefase over te stappen naar hun nieuwste pakket, GroenVision. Dat is een compleet programma dat speciaal ontwikkeld is voor onze sector en zich bewezen heeft in de markt.’

Gemaakt door en voor vakmensen

Om de implementatie van GroenVision en de integratie ervan met bijvoorbeeld de HRM-, inkoop- en boekhoudsoftware (Afas-Ultimo) goed te begeleiden, werd een stuur- en projectgroep opgericht waarin Jansen als key user werd aangesteld. In die rol werkte ze nauw samen met Erik Aarsen van INFOGROEN, die twee dagen per week bij Spaarnlanden aanwezig was.

Jansen: ‘Het was mijn taak om te benoemen wat er in onze praktijk nodig is om aansluiting te vinden bij de (digitale) werkprocessen intern. Erik maakte vervolgens de technische vertaalslag daarvan in GroenVision en zocht hiervoor afstemming met andere softwareleveranciers. Daarnaast werkten we aan de implementatie van GroenVision in onze operatie. We hebben veel aandacht besteed aan het informeren en trainen van onze collega’s, mede omdat we het pakket in de volle breedte gebruiken. Ik hield bijvoorbeeld dagelijks spreekuur, om mijn collega’s van de buitendienst te begeleiden bij het mobiel invoeren van hun werkuren. De kennis en ervaring van INFOGROEN en van Erik, die in ons vakgebied werkzaam is geweest, hebben ons hierbij zeker geholpen. GroenVision is gemaakt door en voor mensen met vakkennis, en dat is te merken.’

Gebruikersvriendelijk, compleet pakket

Glenn Hogervorst vult aan: ‘Ik werk sinds 1 januari 2018 bij Spaarlanden en we zijn zo ongeveer op mijn eerste werkdag gestart met werken in GroenVision. De uitleg en de e-learningmodule waren duidelijk en het programma zelf is gebruikersvriendelijk. Inmiddels gebruiken we het programma bij alle stappen in ons werkproces: inkoop, offertes maken, plannen, uren boeken, (proforma) facturen maken enzovoorts. We kunnen er van alles mee. Als werkvoorbereider kan ik bijvoorbeeld extra informatie op de werkbonnen voor mijn collega’s meegeven en omdat mijn collega’s in het veld dagelijks hun uren boeken, is het makkelijk om de voortgang van projecten te volgen. Dat helpt mij bijvoorbeeld om steeds nauwkeuriger te kunnen calculeren.’

‘Met die informatie kunnen we intern en naar onze klanten onderbouwen hoe we mensen en middelen inzetten’

Inzicht

Volgens Stuurman zorgt GroenVision voor inzicht op alle niveaus in de organisatie: van informatie per project tot en met managementinformatie voor intern gebruik en voor rapportages naar de gemeente. Stuurman: ‘Met die informatie kunnen we intern en naar onze klanten onderbouwen hoe we mensen en middelen inzetten. Van daaruit is het een kleine stap om met elkaar in dialoog te gaan over hoe we nog effectiever kunnen samenwerken en/of over hoe we mensen en middelen wellicht anders kunnen inzetten. Zeker gelet op onze ambities op het gebied van duurzaamheid, vind ik dat een grote meerwaarde voor onze organisatie.’

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie