Assetmanagement-software worstelt vooral met opties voor beleidskeuzes

ARTIKEL

Bart Mullink, dinsdag 7 mei 2019

472 sec

De eerste stap: integratie van tools voor deelgebieden openbare ruimte

Waardegedreven groenbeheer, dat wil iedereen wel. De kunst is om hiervoor de juiste keuzes te maken. Tegen zo laag mogelijke kosten de meeste waarde realiseren over de hele levenscyclus, dat is het doel. Dat vergt slimme tools.


Bestaande softwarepakketten voor beheer van de openbare ruimte zijn vooral gemaakt voor infratechniek, maar blijken prima aan te vullen met tools voor deelgebieden zoals groen of bijvoorbeeld openbare verlichting. In eerste instantie gaat het er altijd om de beschikbare data over alle locaties en objecten in te voeren. Met de software moet het daarna lukken het beheer beter te organiseren. Men moet binnen gestelde financiële grenzen tot optimale waardes kunnen komen. Daarbij gaat het om een balans tussen prestaties, risico's en kosten.

Verschillende adviesbureaus bieden hun zelfontwikkelde beheerprogramma's aan voor de beoogde integrale benadering van beheertaken, met inhoudelijke ondersteuning in gradaties naar wens. Die ondersteuning blijkt nogal eens van belang om er effectief mee te kunnen werken.
Tree-o-logic mikt met zijn eigen boomzorgtool op eenvoud. Dit vanuit de gedachte dat een ambtenaar die niet speciaal digitaal onderlegd is 'met een druk op de knop' de hele planning in beeld kan brengen, inclusief kosten en opbrengsten van het boombeheer. De tool bestuurt overkoepelend alle data, zoals locaties, soorten, risico's en levenscyclussen.

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Harro Verhoeven

Zoektocht

De ambitie is om te komen tot één, alle assets omvattend, beheerprogramma voor de openbare ruimte. Het beheer van al die assets is dan verbonden in ruimte, tijd, functionaliteit en wat betreft beleidskeuzes, ook keuzes die mogelijk pas worden gemaakt in de toekomst. 'Dat is nog een hele zoektocht', weet Harro Verhoeven, projectmanager openbare ruimte bij kennisinstituut CROW.
CROW heeft op het gebied van assetmanagement uitgebreid contact met decentrale overheden, onder meer via het CROW-communicatiekanaal www.iampro-portaal.nl. Duidelijk werd dat assetmanagement nog moeizaam op gang komt. Gemeenten, provincies en waterschappen missen goede hulpmiddelen om verschillende assets met elkaar te verbinden. CROW levert een aanzet daartoe met de lancering van zijn kennismodule assetmanagement. Hierin zijn diverse producten geplaatst om te kunnen starten met assetmanagement, waaronder de nieuwe beheersystematiek openbare ruimte. Nieuwe producten die CROW nog ontwikkelt op het gebied van assetmanagement worden ook in deze kennismodule geplaatst.

De CROW-publicatie is een beschrijving van wat allemaal nodig is om te komen tot een volwaardig assetmanagement. Verhoeven: 'Het ouderwetse plannen en begroten van het beheer is daarvan maar een onderdeeltje. De systematiek die we uiteindelijk willen, moet de hele cirkel beslaan: van beleid, programmering, voorbereiding, uitvoering en monitoring tot evaluatie. Ook klachten van bewoners, resultaten van tevredenheidsonderzoeken en allerlei denkbare beleidsopties, bijvoorbeeld op basis van bewonersgeluiden of andere maatschappelijke ontwikkelingen, horen er dan bij. Kortom, alles wat bij het beheer van de openbare ruimte komt kijken, kan dan integraal worden benaderd.'

De stap van beleidsdoelen naar een integrale meerjarige onderhoudsplanning is een belangrijke, maar volgens de CROW-man is die nog niet te maken met de huidige beheersoftwarepakketten. 'Die zijn nog hoofdzakelijk technisch georiënteerd.' Vooral de slag om het beleidsmatige erin te krijgen, blijkt niet eenvoudig. De zoektocht naar oplossingen is druk gaande. CROW voert die uit in samenwerking met dertien softwarebureaus. 'Deze leveranciers zijn, net als wij, bezig met de vraag welke functionaliteiten ze moeten toevoegen om te komen tot het model van assetmanagement zoals wij dat hebben geformuleerd. Dit model gebruiken we als referentie en het kan ook dienen als basis voor toekomstige certificeringen.'

Gevolgen

Groenvoorziening, wegen, grond- en open water, straatverlichting, ondergrondse infra: de openbare ruimte krijgt gezicht door tal van elementen. De kunst is om die in een goede onderlinge samenhang te beheren. Aan al die verschillende elementen zelf zijn ook weer verschillende assets verbonden. Landschap, recreatie, natuur, luchtkwaliteit, opvang van regenwater, tegengaan van windhinder en voorkoming van hittestress: allemaal denkbare assets van groen. De verschillende functies en belangen spelen een rol bij het ontwerp, maar hebben ook gevolgen voor de gewenste manier van beheer. De ontwikkelingen nopen om daar druk achter te zetten. De openbare ruimte raakt almaar voller en de nieuwe grote thema's zoals duurzaamheid, klimaatadaptatie en energietransitie zorgen voor uitdagingen, net als demografische trends zoals vergrijzing. Dat kan allemaal gevolgen hebben voor de kwaliteiten waaraan de openbare ruimte moet voldoen.

Beschikbare onderhoudsbudgetten gelden veelal per jaar. Het is dus zaak te letten op een goede spreiding in het beheer en middelen in te zetten waar dat het meest nodig is. Er is in het verleden sprake geweest van een aantal relatief korte, maar heftige bouwgolven, bijvoorbeeld in de wederopbouwperiode. Daarom is het belangrijk om bijvoorbeeld de levenscyclus van bomen goed in beeld te hebben, net als die van alle andere elementen in de openbare ruimte. Dan kan er een slimme planning gemaakt worden, zodat de vervangingsgolven niet kort en heftig zijn en daarmee wellicht onbetaalbaar. Zoiets lukt alleen wanneer alle benodigde informatie van een hele gemeente inzichtelijk kan worden gemaakt. In het geval van bomen gaat het dan om zaken als soort, locatie en geconstateerde staat. Kostenramingen op basis van levenscyclussen maken als het goed is ook deel uit van het assetmanagementsysteem.

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Bernard Flier van Tree-o-logic geeft uitleg over Treedash.

Complexiteit

De hele openbare ruimte in één beheersysteem? Tree-o-logic kiest voor zijn integraliteit in eerste instantie de omgekeerde weg, maakt Bernard Flier van dit boomtechnisch onderzoeks- en adviesbureau duidelijk. 'Ik zie allerlei beheersystemen die integraal heten te zijn, maar de klacht die ik vaak hoor, is dat daardoor de complexiteit enorm toeneemt en dat de doorsnee beheerder of beleidsmedewerker er moeilijk mee uit de voeten kan.' Zie dan maar eens op een effectieve manier de verbinding te zoeken met de andere assets, zegt hij. 'Die complexiteit vermijden wij door te focussen op boombeheer, waarvoor alle gewenste informatie met één muisklik in beeld komt via een dasboard (Treedash). Arealen, planning, kosten, risico's, opbrengsten, noem maar op.' Van het beheer van alle aspecten van boomzorg is het een kleine stap om de verbinding te maken met andere aspecten van de openbare ruimte, stelt hij.

Door de toegankelijkheid is Treedash volgens hem ook een effectief communicatiemiddel. Voor iedereen is direct in beeld te brengen hoe het ervoor staat. 'Je bent niet meer afhankelijk van kennis die misschien bij één persoon ligt, in diens hoofd, of wellicht ooit ergens opgeschreven. Alles is voor iedereen inzichtelijk.' Afstemming met het beheer van andere assets wordt volgens hem ook eenvoudiger. 'Activiteiten op het gebied van boomzorg kun je laten aansluiten op die voor bijvoorbeeld weg- en rioolwerkzaamheden. Dat wordt een kwestie van kalenders naast elkaar leggen en samenvoegen waar het kan.' Een prima aanpak voor nu, vindt hij. Als er ooit één handige tool komt voor het totale assetmanagement voor de openbare ruimte, zal er toch nog steeds specialistische expertise noodzakelijk zijn op het gebied van boombeheer en weet hij zich daarvoor geroepen.

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Frank Jaap Uittenbogaart

Verbindingen

Adviesbureaus zoals Antea Group, Sweco en DG Groep richten zich juist op het hele pakket voor de openbare ruimte en streven naar meerwaarde door verbindingen te maken tussen verschillende deelgebieden. Ze bieden daarvoor eigen beheerprogramma's aan, die net als Tree-o-logic om te beginnen moeten worden gevoed met zoveel mogelijk data.
Frank Jaap Uittenbogaart van DG Groep zegt dat dit een overzichtelijke taak is: 'Veel van die data zijn al beschikbaar bij de beheerders.' Hij zag dat beheerders zoals gemeenten moeite hadden om op basis van al die data prestatie-eisen te formuleren. Omdat verschillende onderdelen elkaar beïnvloeden, moeten die op elkaar en op het totale beschikbare budget worden afgestemd. Dat bleek een zware dobber. Als het gaat om risicobeperking voor de omgeving, zijn dankzij het programma voor assetmanagement interessante afwegingen te maken, vindt hij. 'Bijvoorbeeld of je wat meer uitgeeft aan groen (in verband met vallende takken), water (nattigheid) of harde infra (kuilen in de weg).'

'Een betere afstemming van verschillende assets leidt tot besparingen'

DG Groep wijst de klandizie er om te beginnen op dat assetmanagement voor de openbare ruimte nog in de kinderschoenen staat. Het adviesbureau voor de buitenruimte biedt niettemin al een integraal beheersysteem aan voor de gehele openbare buitenruimte. Uittenbogaart wijst erop dat het groenbeheer wellicht niet direct zal veranderen, maar een betere afstemming tussen de verschillende assets binnen groen en tussen groen en bijvoorbeeld wegen en rioleringen kan tot een grotere kostenefficiëntie leiden. Ook de financiële consequenties van maatregelen voor de diverse assets zullen beter in beeld komen. 'Groen heeft trouwens één groot voordeel ten opzichte van andere elementen als het gaat om waardeontwikkeling: het slijt niet, maar creëert in de loop van de tijd juist alleen maar meerwaarde. Pas als bomen aan het eind van hun cyclus zijn, vlakt de waardeontwikkeling af. Dan kan het risico van omwaaien en afbrekende takken zwaarder gaan wegen.'

Prijs

Wanneer een risico te groot wordt, hangt erg af van de locatie. Als je dat in een assetmanagementsysteem inzichtelijk maakt, kun je een praktische planning maken, zo maakt Oane Hornstra van Antea Group duidelijk. Relevante keuzes zijn in het geval van bomen eerst de soort, daarna meer of minder intensief beheer en uiteindelijk het rooien. 'Op basis van areaalgegevens kun je verschillende keuzes maken. Dat is een interessant spel. Het kan voorkomen dat na het invullen van alle waardes die jij belangrijk vindt, er een prijs uitrolt die niet past bij het beoogde budget. Daarom kunnen we verschillende scenario's berekenen, waarbij de keuze voor de diverse assets gaat om meer waarde of een lagere prijs.'

'Een levenscyclusbenadering geeft een beter beeld van de totale kosten'

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Ceciel van Iperen

'De groene wereld kan hier enorm van profiteren. We tellen nu mee'

Naast hogere en lagere waardes zijn er ook nog verschillende waardes die je kunt nastreven, maar die niet altijd tot een hogere prijs leiden - misschien juist wel tot een lagere. Vooral op minder centraal gelegen locaties kun je gemakkelijk natuurwaarden verkiezen boven een wekelijks geschoren grasmat, en een strak aangeharkt plantsoen is ook niet overal nodig. De boel de boel laten kan weleens tot mooie dingen leiden. Dan heb je meteen lagere beheerkosten. Hornstra: 'Dergelijke keuzes moet de politiek maken. De wensen en eisen van omwonenden spelen ook mee. Immers, veranderingen leiden altijd tot discussie. Dat vind ik overigens een mooi en ook essentieel proces.'
Vaak hoort men de verzuchting dat groen bij de ontwikkeling van stedelijk gebied een sluitpost is. Als de huizen zijn gebouwd en de infrastructuur gereed is, blijkt dat het geld sneller is opgegaan dan verwacht en moet de groenvoorziening op een koopje. Dat weet elke openbareruimteadviseur maar al te goed. Assetmanagement biedt de mogelijkheid de balans tussen de verschillende waarden beter te bewaren. Ceciel van Iperen van Alles over Groenbeheer zegt stellig: 'Als groene wereld kunnen we enorm profiteren van de integrale aanpak die hoort bij assetmanagement. We gaan volwaardig meetellen, doordat we de waarde van groen en bomen op dezelfde manier beschrijven als die van rioleringen, wegen en civiele kunstwerken.'

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Gijsbrecht Rietbroek

Flexibeler

Gijsbrecht Rietbroek van Sweco ziet bij het beheer voordelen opdoemen waarin andersom het groen ook ten aanzien van andere assets een dankbare factor is. De restlevensduur van groen is wat flexibeler dan die van civiele werken, wat betekent dat de aanpak er gemakkelijk op af te stemmen is. Je kunt bijvoorbeeld het rooien een paar jaar uitstellen, zodat het kan worden gecombineerd met riool- of wegonderhoud.

Dankzij de data uit het assetmanagementsysteem kan men ook beter een geschikte nieuwe boomsoort uitkiezen, volgens Rietbroek. 'We hebben steeds precies in beeld wat er aanwezig is aan ondergrondse kabels en leidingen, wat de grondsoort is en wat bovengronds aan ruimte beschikbaar is in lengte, hoogte en breedte.'

Allen menen dat het opdoemende integrale beheer enorme besparingen zal opleveren, vooral door werken goed op elkaar af te stemmen. Dat geldt voor het werk zelf, maar ook voor de periode daarna: als het werk klaar is, hoeft niet een paar jaar later opnieuw van alles overhoop te worden gehaald. Rietbroek overweegt: 'Als je alleen naar het groen kijkt, zal het kostenverschil niet extreem groot zijn, maar voor het hele assetbeheer kan de besparing flink oplopen.'
Naast de integratie van beheerassets ziet de Sweco-man nog een andere grote uitdaging: 'In de ontwikkelfase moet ook veel meer worden gekeken naar de beheerfase. Dat gebeurt nog beperkt; het staat in de kinderschoenen', weet hij. 'Meestal zijn het nog compleet gescheiden disciplines. Bij het ontwerp wordt gerekend met de ontwikkelkosten, maar niet met beheerkosten nadat de aannemer is vertrokken. Het is nodig om al in de ontwerpfase de hele levenscyclus mee te nemen.'

'Overheden missen mogelijkheden om aspecten met elkaar te verbinden'

Hulpmiddelen

De verschillende softwarepakketten die op de markt zijn, zijn een hulpmiddel voor assetmanagement, maar niet het assetmanagement zelf, onderstreept Van Iperen. Zij verruilde recent haar baan bij het CROW voor een dienstverband bij Alles over Groenbeheer. Bij het CROW hield zij zich, net als Harro Verhoeven, bezig met de uitwerking van de modellen en instrumenten voor assetmanagement. Ze formuleert haar kijk daarop: 'Dat is vooral een manier van denken, een proces dat we beschrijven, waardoor een beheerorganisatie het volledige beheerproces goed in de vingers krijgt.' De beschikbare softwaresystemen ziet ze daarbij als 'ongelooflijk handige hulpmiddelen', die het gemakkelijk maken om de enorme hoeveelheid beschikbare data effectief te beheren.

Dat een integrale benadering van de verschillende assets moeizaam van de grond komt, ligt volgens haar aan de manier waarop overheden zijn georganiseerd. 'Dat ligt niet aan de mensen, maar het is wel zo dat verschillende vakgebieden hierdoor vaak los van elkaar opereren. Het is dus heel handig als je met een methode komt die al die assets aan elkaar knoopt.'
Welk van de beschikbare systemen een openbareruimtebeheerder kiest, is volgens haar niet het belangrijkste. 'Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen. Er zijn wel verschillen. Om een keuze te maken, is het nodig eerst je eisen goed te formuleren. Bijvoorbeeld of je iets wilt voor alle vakgebieden samen, of apart, bijvoorbeeld voor groen. Je kunt ook kijken wat collega's van andere diensten gebruiken en een systeem kiezen dat daarop aansluit. Dan hoef je daaraan alleen een module groen toe te voegen.'

Verhoeven van het CROW verzekert dat er nog heel wat tijd gemoeid zal zijn met het werken aan het ultieme assetmanagementprogramma. Lijdzaam afwachten is dus geen goed idee. De principes van assetmanagement zijn geformuleerd, maar moeten nog praktisch in de software worden vertaald. 'Dat is een traject waarmee alle betrokkenen nog wel even zoet zijn.'

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie