'Met deze app kan de groenvoorzieningssector een fundamentele stap zetten'

ARTIKEL

Karlijn Santi Raats en Karlijn Klei, woensdag 24 juni 2020

274 sec

Infogroen Automatisering en 'heilige graal' Vision Mobile

'We hebben er letterlijk en figuurlijk alles in gestopt wat we hebben', vertelt dga en commercieel directeur John Willemsen van Infogroen Automatisering over Vision Mobile, een app voor mobiele urenregistratie. 'Dat was ons streven: alles erin. Want als we één ding zouden vergeten, zou er alsnog papier nodig zijn. En papierloos werken is nu juist de grote stap voorwaarts voor het vak.'

John Willemsen Infogroen

'Vision Mobile is onze heilige graal', verklaart Willemsen. 'Natuurlijk hebben we de afgelopen dertig jaar niet stilgezeten. In die tijd hebben we de backoffice geperfectioneerd. Maar omdat we ons volledig focusten op die backoffice, ontbrak het lijntje naar buiten: naar de voormannen en de jongens die het werk verrichten in de buitenploegen. In principe hadden we ruim twintig jaar geleden onze eerste online urenregistratie-applicatie al ontwikkeld. Zo'n vijftig klanten werken daarmee. Maar deze software was nog niet efficiënt genoeg, omdat de juiste hardware ontbrak. Bovendien liep men rond met een halve koelkast. Inmiddels is de tijd rijp voor de lancering van de mobiele urenregistratie Vision Mobile. Tegenwoordig is haast iedereen getrouwd met zijn of haar telefoon; ook de jongens buiten zijn klaar voor een app.'

Urenregistratie

Vision Mobile is hoofdzakelijk ontwikkeld om de mensen buiten makkelijker te laten werken; hierdoor wordt de urenregistratie beter. Willemsen: 'Buitenmedewerkers ervaren urenregistratie als een last, terwijl het wel verstandig is om dagelijks de gemaakte uren te boeken. Om de tegenzin bij de buitenmedewerkers weg te nemen, maken we het werk eerst leuker: we geven voormannen meer verantwoordelijkheid voor het project. Daardoor worden ze trots op hun werk en is het invullen van de uren een fluitje van een cent. Bovendien kunnen ze inboeken wanneer ze willen. Een voorman vertelde mij op de Dag van de Openbare Ruimte dat hij vlak na het achtuurjournaal een ideaal moment vond om thuis op de bank boekingen te doen. Met Vision Mobile doet hij dat eenvoudig met de tablet of telefoon.'

'De voorman krijgt meer verantwoordelijkheid'

Functionaliteit

Onder het overzichtelijke knoppenmenu van Vision Mobile staan vijf functionaliteitsiconen: Relaties, Planning, Project, Planten en Medewerker. Willemsen legt uit: 'Onder Relaties staan alle projecten per klant verwerkt, inclusief documenten zoals offertes en facturen. Het is belangrijk dat de voorman dezelfde papieren in handen krijgt als de klant, want over dit soort documenten willen nog wel eens onduidelijkheden ontstaan.'

Bij Project kan de voorman vijf functies openen: Dashboard, Boeken, Verslagen, Documenten en Oplevering. Willemsen: 'Omdat de app is gekoppeld aan de totale backoffice, halen de buitenmedewerkers met enkele drukken op de knop alle gegevens tevoorschijn waaraan buiten op het werk behoefte is. Een voorbeeld: wanneer de voorman met drie medewerkers in de bus aankomt op de werklocatie, hoeft hij geen map met tekeningen en dergelijke meer bij zich te hebben. Het komt maar al te vaak voor dat er tekeningen of instructies in de map ontbreken of dat de situatie net iets anders is dan in de opdracht staat omschreven. Een slechte start van het project kost veel tijd en dus geld.' Willemsen vervolgt: 'Met een druk op de knop opent de voorman op de tablet of telefoon het digitale projectdossier en iedereen kan aan de slag. In Documenten staan tekeningen, Klic-meldingen, foto's, boekingen, verslagen en de digitale handtekening bij oplevering. Als de werkvoorbereider alles ruim voor de startdatum heeft klaarstaan, kan de voorman dit al dagen eerder inzien en zich voorbereiden. In Verslagen kan de voorman alle projectcommunicatie zien.'

'Met Vision Mobile kunnen buitenmensen alles eenvoudig met tablet of telefoon doen'

Buitenmedewerkers kunnen ook gebruikmaken van het menu-icoon Planten, een handige functionaliteit als ze moeilijke botanische vragen krijgen van klanten. Ze klikken op een plantnaam en dan verschijnen onder meer een foto en informatie over de soort en de bloeitijd.

Communicatie binnen het project

Als de voorman tijdens zijn voorbereiding nog vragen heeft voor de werkvoorbereider, drukt hij op Project en communiceert hij via de projectapp. Zo komt de voorman beslagen ten ijs en kan het project direct van start gaan. Tijdens het werk belt de voorman vanuit de projectapp, zowel naar de klant als naar kantoor. Alle communicatieverslagen worden digitaal geregistreerd. Een voorbeeld: de voorman appt: 'Oeps, boompje plat ... Wat nu?' De voorman maakt ook nog een foto van het ongelukje en voegt die bij of uploadt hem in Vision Mobile. De binnendienst ontvangt de boodschap direct in de openstaande actielijst. Als de boom in kwestie op de weg is gevallen, is er natuurlijk geen tijd te verliezen. Dan belt de voorman direct naar de binnendienst, allemaal vanuit de projectapp. De voorman kan binnen het project ook notities, reminders en actiepunten voor zichzelf achterlaten. Hij kan ook meerwerk aanmaken, waarin hij de werkzaamheden afvinkt, die vervolgens op de factuur terechtkomen.

In het dashboard kunnen voormannen bijvoorbeeld het jaarurenmodel (gemaakt vanuit de cao) inzien en het saldo van de verlofdagen. Het urenmodel is van belang omdat de werkgever ook de uren buiten de projecten inzichtelijk wilt hebben. Hierdoor ontstaat een volledige aanwezigheidsadministratie. Vanaf het moment dat het project wordt geopend, geeft de gps de exacte locatie en routenavigatie aan.

Tabletscherm Vision Mobile

Vers van de pers

De functionaliteit Planning is eind 2019 in gebruik genomen. Willemsen is ermee in zijn nopjes: 'Als er een projectplanning is gemaakt, kan de voorman deze in de Planning-app inzien en gedurende de dag mensen en materieel inboeken. De planning dient alleen als indicatie. Met slechts enkele kleine aanpassingen is de voorman klaar met inboeken; bijna alles stond immers al digitaal vermeld. Nu maakt hij de boekingen definitief met de werkelijke uren. Ook accorderen is nog nooit zo makkelijk geweest: iemand op kantoor kan elke dag eenvoudig accorderen voor het aantal geboekte man- en machine-uren. Je kunt namelijk digitaal sorteren op datum, tijd en project. Daarna is het een kwestie van "zoek de verschillen": het valt direct op wanneer bijvoorbeeld Jan, Klaas en Piet zeven uur hebben gewerkt en Willem zes, terwijl ze die dag wel allemaal bij elkaar in de bus zaten. Dan kan blijken dat Willem naar de tandarts is geweest. Dit uur kan dan worden bijgeboekt.'

Iedereen zijn eigen rol

In Vision Mobile kunnen de autorisatierollen worden verdeeld, zodat niet iedereen dezelfde gegevens inziet. Buitenmedewerkers hoeven niet alle projectgegevens te zien. Wel hebben zij toegang tot de urenregistratie onder het icoon Medewerker. Willemsen: 'Sommige voormannen slapen slecht als ze altijd alles weten, zoals het verschil tussen de urencalculatie en de geboekte uren, of het verschil tussen het begrote en het gebruikte aantal kuubs. Daarom hebben we de app zo gemaakt dat de voormannen op sommige momenten delen van de app kunnen uitzetten. Het is wel een groot voordeel om inzage te hebben. Zo zie je of je verlies draait bij aangenomen werk of dat er meerwerk op de factuur moet worden geboekt bij werk op regiebasis.'

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

iPhone-scherm Vision Mobile

Gebruiksvriendelijk

Willemsen weet zeker dat de app verder uitgebreid wordt. 'Nu bevat het hoofdmenu van Vision Mobile vijf hoofdfunctionaliteiten, maar dit smaakt naar meer.' Tegelijkertijd is het voor Willemsen belangrijk dat de app een vereenvoudigde versie van de backoffice blijft. 'De buitenmedewerker heeft er helemaal niets aan om 'Relaties' te openen en vervolgens een hele waslijst met klantnamen in beeld te krijgen. Hij heeft hooguit behoefte aan de laatste vijf projecten waar hij is geweest. En als hij een andere relatie nodig heeft, zoekt hij die even op.'

'Het hoofdmenu van Vision Mobile heeft vijf hoofdfunctionaliteiten. Dit smaakt naar
meer'

Infogroen Automatisering heeft dan ook hard gewerkt om de app zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. 'We hebben een paar jaar gewerkt aan de eerste versie. Daarna ging de vormgeving op de schop om hem duidelijker te maken voor de gebruikers. Een tweede metamorfose vond plaats na de Dag van de Openbare Ruimte, waarop ik klanten, groenvoorzieners en hoveniers naar hun mening vroeg. Het resultaat mag er wezen. Vision Mobile is nu voor honderd procent gebaseerd op de wensen van de groenvoorziener. Dit is onder meer terug te zien in het overzichtelijke knoppenmenu.'

Willemsen concludeert: 'We hebben naar eer en geweten een grote investering gedaan en een grote stap gezet, voor onze toekomst én voor onze klant. De klanten die al met de mobiele urenregistratie werken, zullen binnen een jaar updaten naar Vision Mobile. Andere klanten kunnen de mobiele app aanschaffen en we zullen er ongetwijfeld ook nieuwe klanten mee aantrekken. Met deze mobiele app kan de sector groenvoorziening een fundamentele grote stap zetten.'

REACTIES

		Lars van Ginkel Monday 27 July 2020

interessant misschien

download artikel

Tip de redactie