Rapid impact contracting: gunnen op basis van waarde in plaats van prijs

ARTIKEL

Karlijn Raats, dinsdag 29 december 2020

216 sec

Minder dubbel werk en miscommunicatie dankzij partnerschap en snelle contractvorming

Gennep gaat vanaf 2021 voor acht jaar verder met een nieuwe groenbeheerder. Op 3 november houdt de gemeente daarom een digitale Marktinformatiemiddag over de RIC- aanbestedingsmethodiek (RIC staat voor rapid impact contracting). Alle aannemers die interesse hebben, kunnen zich daarvoor aanmelden. Gennep is de eerste Nederlandse gemeente die de RIC-aanbestedingsmethodiek gebruikt als het gaat om groenbeheer. Adviseur OR Bart Sanders geeft uitleg over deze emvi-georiënteerde methodiek.

De gemeente Gennep gaat al haar wegbermen, grote gazons, parken, slootkanten en watergangen vanaf maart volgend jaar voor zes jaar bij een nieuwe beheerder neerzetten, met een optie tot twee jaar verlenging. De Europese aanbesteding, waarbij het gaat om een jaarlijks bedrag van boven de ton, verloopt via de RIC-methodiek. Bureau KplusV is betrokken bij de uitrol van de procedure. Bart Sanders, adviseur openbare ruimte bij de gemeente Gennep: 'We willen voor een langere periode met één goede partij samenwerken.'

De gemeente Gennep heeft al eerder ervaring opgedaan met een RIC-aanbesteding; het ging toen om een nieuwe exploitant van de binnensportaccommodaties en het zwembad. Een aantal gemeentemedewerkers volgde een RIC-cursus om het hele traject te kunnen volgen. Sanders: 'Het sprak mij en mijn collega's van de afdeling groen aan dat er echt werd samengewerkt met de aannemer om tot een goed eindresultaat te komen. Daarom kozen wij ervoor om dit ook te doen.'

Rapid impact contracting

Normaal gesproken is bij aanbestedingen in het groen vaak sprake van dichtgemetselde bestekken en beeldkwaliteiten, waarbij vooral de prijs bepalend is. Met RIC gaat men op zoek naar een samenwerkingspartner, waarbij wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Dat betekent dat de partner extra punten scoort op vlakken die voor de opdrachtgever een meerwaarde vormen. Bij RIC wordt voor het leeuwendeel op basis van kwaliteit gegund.

De naam van de methodiek staat voor de rappe manier van contracteren, waardoor de opdrachtgever snel met de geselecteerde partner naar een oplossing kan gaan zoeken. Het voordeel is dat er weinig dubbel werk wordt verricht en dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en kunde van de markt. Dat gebeurt in de uitwerkfase, de zogeheten workout. Opdrachtgever en opdrachtnemer leggen alle realisatie- en exploitatiepunten vast in een mutual agreements paper (MAP), die als leidraad voor alle partijen dient.

Bart Sanders (gemeente Gennep)

Maaibestek Gennep

Voorheen maakte de gemeente Gennep gebruik van traditionele maaibestekken, waarin exact stond beschreven wat de aannemer moet doen. De nieuwe vorm van RIC-aanbesteden is progressief, maar ook even wennen. Sanders vertelt over het programma van ambities: 'Bij de RIC-methodiek krijgt de aannemer als partner meer verantwoordelijkheid om mee te denken en zijn expertise in te zetten. In de uitvraag van de gemeente Gennep komen geen certificeringen voor zoals Skal, PSO30+ of Groenkeur. Er wordt gewerkt met een programma van ambities. Deze ambities vormen de gunningscriteria. We hebben deze intern opgesteld met hulp van KplusV. Een ervan is biodiversiteitsherstel. Alle ambities komen voort uit de global goals van de Verenigde Naties.

Binnenkort worden partijen uitgenodigd die op deze manier willen werken. Zij leveren een plan van aanpak in om de ambities in het contract vorm te geven. Per categorie krijgen de partijen punten. Met één van de partijen wordt het daadwerkelijke contract uitgewerkt, totdat er een passende oplossing ligt met betrekking tot het beheer van gras en korte vegetatie. Ook in deze RIC-aanbesteding van de gemeente Gennep staat de kwaliteit hoger in het vaandel dan de prijs.'

'De aannemer krijgt als partner meer verantwoordelijkheid om mee te denken en zijn expertise in te zetten'

Ecologisch bermbeheer

Gennep wil de biodiversiteit vergroten door ecologisch bermbeheer. Daarvoor leent een beeldbestek zich totaal niet. Sanders: 'Het moment dat je gaat maaien is bij ecologisch bermbeheer van cruciaal belang. Als een aannemer de berm op basis van het beeld bijhoudt, kan het zijn dat hij kruiden maait die net aan het opkomen zijn. Dit kan ook gebeuren bij gefaseerd maaien. Dat wil je als opdrachtgever voorkomen.' De aannemer en de opdrachtgever moeten flexibel zijn om een RIC-contract te kunnen uitvoeren. 'Wij moeten de aannemer de ruimte geven. De aannemer beslist zelf wanneer, waar en hoe hij maait en welke verkeersveiligheidsmaatregelen hij neemt.'
Sander vervolgt: 'Slootkanten worden nu gekorfmaaid met een mobiele kraan met maaivork. Wellicht gaan we door met deze maaimethode langs watergangen. Daarover gaan we in overleg met de nieuwe aannemer.'

De gemeente Gennep heeft door ecologisch adviesbureau Flora en Fauna Expert een nulmeting laten doen van de voorkomende soorten. Dit bureau maakte onderscheid tussen kansrijke en kansarme locaties als het gaat om het vergroten van de biodiversiteit. Sanders: 'Hierdoor steken we niet vergeefs veel tijd en energie in locaties waar het decennia zou duren voordat de biodiversiteit enigszins vergroot wordt.'

Uitrol

Nadat de aannemer is geselecteerd op basis van de ingediende plannen van aanpak, gaan de partners in januari 2021 de workout-fase in. 'We willen in deze fase kijken of de natuurorganisatie in onze buurt, IVN, zich bij ons wil aansluiten, evenals afgevaardigden van verkeersorganisaties, agrarische belangenorganisaties, wijkraden en bedrijventerreinen.'

In het beheerprogramma Kikker staan alle areaalgegevens van de gemeente op het gebied van bermen en gazons. Gegevens over slootkanten komen daar nog bij. 'We gaan kijken of we de locaties die interessant zijn voor biodiversiteit kunnen integreren in Kikker en kunnen meenemen in de uitvraag. Zo wordt het voor de aannemer zichtbaar wat de kansrijke gebieden zijn en makkelijker om zijn inzet in te plannen.'

'Circulariteit, vergroting van de biodiversiteit en klimaatadaptatie passen niet in een dichtgetimmerd bestek'

Meer flexibiliteit

Als de aannemer goed presteert, wordt het zesjarige contract verlengd met twee jaar. Een beeldbestek kan beoordeeld worden door een opdrachtgever, maar hoe wordt de aannemer beoordeeld? Bijvoorbeeld zijn prestaties als het gaat om het vergroten van de biodiversiteit? Sanders: 'Daar gaan we ons in de workout-fase over buigen met de aannemer. We gebruiken de nulmeting als basis. De manier waarop we gaan monitoren, wordt nog ingevuld. We hebben al wel voor ogen om voor de tellingen vrijwilligers in te zetten onder begeleiding van IVN en adviesbureau Flora en Fauna Expert. Belangrijk is vooral dat de aannemer meebeweegt met de natuur en het klimaat. Van het traditionele meer- en minderwerk is in een RIC-contract geen sprake meer.'

Sometimes you win, sometimes you lose? Sanders knikt: 'Dat geldt zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Als het volgend jaar weer zo'n hete droge zomer wordt, mag de aannemer minder maaien. Bovendien is samenwerken met de aannemer in mijn ogen de enige optie. Doelen als vergroting van de biodiversiteit, circulariteit en klimaatadaptatie kunnen onmogelijk in een dichtgetimmerd bestek worden gevat.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie