Bestek in Beeld: drie Brabantse gemeenten en Dar Nijmegen sluiten megaraamcontract voor levering bomen en heesters

ARTIKEL

Broer de Boer, woensdag 6 januari 2021

666 sec

Torenhoge ambities op het gebied van duurzaamheid en Skal, maar handhaven en daadwerkelijk biologisch afnemen blijft lastig

Eén simpele Excel-sheet vormde de basis van een megacontract voor de levering van bomen en heesters aan de drie gemeenten Oss, Meierijstad en Uden en Dar in Nijmegen. De inschrijvende kwekers moesten hierop zelfs de hoogte aangeven van de boete bij het niet nakomen van afspraken. Boot & Dart won de complete aanbesteding van deze twee maal vier percelen. En voor het geval dat de winnaar niet kan leveren, is een achtervang geregeld.

Twee vaste inkopers van deze gemeenten coördineerden de aanbesteding van dit raamcontract. Groenspecialist Ellen Prosée was daar nauw bij betrokken en speelde namens de gemeente Meierijstad een voortrekkersrol op het gebied van duurzaamheid van bomen, heesters en plantgoed voor de vier gemeenten. Overigens maakte Prosée recentelijk de overstap naar de gemeente Someren.

Voorbereiding

Ellen Prosée vertelt: 'In Meierijstad liep, net als bij de gemeente Uden, een bestaand contract af. De gemeente is gewend zoiets te melden in het intergemeentelijk overlegplatform voor inkopers. Dat noemen we Inkoopplatform Noordoost-Brabant (INOB). Drie gemeenten haakten aan bij Meierijstad voor gezamenlijke inkoop. In 2018 werd ter voorbereiding een commissie gevormd. Hierin was plaats voor twee vaste inkopers met als expertise wetskennis en twee technische deskundigen met een groene achtergrond. Eén daarvan was ik. We bespraken wat we exact wilden. Parallel daaraan voerden we oriënterende gesprekken met drie laanboomkwekers, twee heesterkwekers en een kweker van vaste planten. Ze maakten ons duidelijk dat er soms achterhaalde ideeën leven en dat sommige uitvragen niet slim zijn; denk aan de aanplant van kastanjes in verband met de bloedingsziekte, bepaalde onderstammen die niet meer gangbaar zijn of producten die schaars zijn op de markt. Vraag je om shit, dan krijg je dat ook, was hun boodschap. We stonden gezamenlijk op scherp bij de uitvraag. Het kostte tijd om consensus te krijgen bij alle vier gemeenten; gelukkig waren we tijdig met de voorbereidingen gestart.'

Twee maal vier kavels

Hoe verliep de aanbestedingsprocedure? 'De meningen over de nieuwe aanpak verschilden aanvankelijk. Toen er overeenstemming was over de raamovereenkomst en de bomenlijsten werden aangeleverd, is er een Europese aanbesteding uitgezet', vertelt Prosée. 'Deze werd in 2019 op Tendernet geplaatst. Het ging in totaal om vier kavels bomen en vier kavels heesters/vaste planten. De contractduur is in totaal vier jaar: twee jaar met een verlengingsmogelijkheid van twee jaar. Inschrijvers hoefden geen specifiek plan van aanpak te leveren.' Prosée verduidelijkt dat zo'n PvA-procedure tijd vraagt van een aannemer en het beoordelen ervan met vier partijen ook!

Vakspecialist

Joop van den Broek is bij de gemeente Meierijstad een van de vakspecialisten op het gebied van groen: 'Op basis van een blanco Excel-sheet schreven uiteindelijk acht partijen in. Naast de beprijzing van het plantgoed gingen de vragen onder meer over de leveringssnelheid en de snelheid van het uitbrengen van een offerte. Ook was er een meerkeuzevraag waar soms wat lacherig over werd gedaan: 'Geef als aannemer aan welk percentage boete hij of zij zelf verbeurt als hij de vastgelegde afspraken niet nakomt.'

Het bepalen van de winnende inschrijver was na het inleveren van de Excel-sheets simpel: degene die het laagst had ingeschreven op de kavels, werd de winnaar die respectievelijk bomen en of heesters mocht leveren. In beide gevallen viel Boot & Dart in de prijzen. Deze partij kende zichzelf ook de hoogste boetes toe. De eisen van het bestek waren redelijk ambitieus. Zo geldt voor bomen contractueel een leveringsplicht van vijf werkdagen. Voor heesters is dit drie werkdagen. Leveringen moeten verder zo compleet mogelijk zijn. Partijen van één soort moeten tegelijk geleverd worden, vooral als het om heesters en vaste planten gaat. Dat voorkomt dat je verschil in partijen krijgt. Bij Meierijstad beoordelen eigen mensen de leveringen. Joop van den Broek, medewerker ontwerp en voorbereiding bij de gemeente Meierijstad hierover: 'Ik zie dat de afspraken bij de aanvang van het plantseizoen het best worden nagekomen. Gedurende het plantseizoen wordt dat lastiger. Het aantal werkdagen dat ervoor staat, blijkt dan toch krap. Overigens hebben we vastgelegd dat de gemeenten het uitdelen en incasseren van boetes in redelijkheid en billijkheid toepassen. Ik merk dat er in de praktijk geen boetes worden opgelegd. Dat vind ik persoonlijk onterecht. Als je een dergelijke boete opneemt in de stukken, moet je ook bereid zijn deze op te leggen. Een belangrijk detail is overigens dat leveranciers zich hebben verplicht alle verpakkingsmateriaal mee terug te nemen.'

'In de praktijk worden er geen boetes opgelegd. Dat vind ik onterecht. Als je dat opneemt in je bestek, moet je ook bereid zijn ze op te leggen'

Joop van den Broek merkt op dat er in de praktijk eigenlijk geen boetes worden opgelegd.

Dertig procent biologisch

In de uitvraag is voor de levering van heesters minimaal 30 procent biologisch Skal-gecertificeerd materiaal voorgeschreven. Zou volledig biologisch realistisch zijn? 'Vraag en aanbod zijn niet op elkaar afgestemd', zegt Prosée. 'Maar ik zou het wel aandurven om daarover contracten met kwekers af te sluiten.' Ze plaatst een kanttekening: 'Vanwege de groeiduur spreek je bij bomen over langdurige contracten en de vraag is of je dat wilt. Bij heesters is dit wel te doen, maar je kunt vaak niet het totale assortiment betrekken bij één kweker. Overigens zijn er ook kwekers die geen chemie gebruiken, maar niet onder Skal vallen.'

'Beuken van een kwartje zijn in de Skal-versie soms tien keer zo duur'

Het prijsverschil tussen biologische en niet-biologische bomen is zeer groot. Beuken van een kwartje zijn in de Skal-versie soms tien keer zo duur. De gemeente Meierijstad heeft hoge biologische en duurzame ambities. Joop van den Broek heeft persoonlijk zo zijn twijfels over Skal: 'Ik vind dat deze certificering soms minder toegevoegde waarde heeft. In de gevallen die ik ken, is dit plantgoed niet aantoonbaar beter. Op een locatie in Veghel hebben we een heg aangeplant met zowel traditionele Fagus sylvatica als de Skal-versie. Wij houden dit in de gaten en monitoren de ontwikkelingen.' Prosée was bij de gemeente Meierijstad intensief bezig met duurzaamheid en Skal-producten en vult aan: 'Ik hoop dat er dankzij dit soort bestekken een reëel aanbod van Skal-plantgoed komt. Dat maakt het ook gemakkelijker om ernaar te vragen. Of het ook werkelijk geleverd wordt, is soms moeilijk na te gaan.'

Gemeente Oss

Nina van Schagen, bij de aanbesteding betrokken namens de gemeente Oss, vertelt: 'In ons aflopende contract betrokken we ook al plantgoed bij één leverancier. Ik herinner me dat de prijs-kwaliteitverhouding ter sprake kwam tijdens de onderhandelingen. In onze vorige aanbesteding hadden we ook al duurzame criteria opgenomen. In dit contract hebben we de criteria dus nog iets aangescherpt. Plantgoed was op dat moment deels schaars en dat leidde bij mijn collega's tot opmerkingen over de hoogte van de prijzen. Ook de insteek op duurzaamheid zorgde voor een hoger prijsniveau. Heesterkwekers kunnen gemakkelijker op een uitvraag anticiperen dan boomkwekers; een contractduur van totaal vier jaar is dus zeker redelijk.' Duurzaam geteeld plantgoed is van betere kwaliteit als het goed is en heeft bijvoorbeeld meer haarwortels. Dat moet tot minder uitval leiden. Van Schagen zegt hierover: 'In onze gemeente hebben we jaarlijks een inboet ter waarde van circa 90.000 euro. Het is te vroeg om te constateren of het duurzame materiaal inderdaad beter aanslaat. In het algemeen hoor ik signalen van mijn collega's dat het plantgoed dat we geleverd krijgen prima is.' Over de levering van Skal-producten zegt Van Schagen: 'Contractueel is vastgelegd dat we dit als gemeente van tevoren moeten aangeven. Bij heesters kunnen ze na één groeiseizoen leveren. Bij bomen is dat na drie jaar, geloof ik. Wij hebben hiervan nog geen gebruik gemaakt.'

De gemeente Oss heeft nog geen Skal-plantgoed afgeroepen

Inschrijver en winnaar

Vanzelfsprekend schreven gerenommeerde namen in op de raamovereenkomst. Het ging om Ebben, M. van den Oever, Gebr. Van den Berk, Piet van 't Wout, Richard de Bie en De Jong van Laarhoven. Ze legden het echter af tegen de concurrentie van Boot & Dart. 'Deze schreef als laagste in op het vierjarige contract. Daarbij kende dit bedrijf zichzelf ook de hoogste boete toe', zegt Van den Broek. 'Behalve een kwekerij is Boot & Dart vooral een heel grote speler met twee vestigingen. Ze hebben de logistiek goed voor elkaar en wilden deze mega-order natuurlijk niet mislopen. Persoonlijk had ik de opdracht misschien liever aan een lokale Brabantse kwekerij gegund, maar we praten hier over consensus tussen vier gemeenten. Verder was de gemeente Oss er geen voorstander van om de levering van alleen eigen kweekproducten als eis te stellen in deze raamovereenkomst.' Het blijkt dat er flink in de bomenlijst is gekapt om realistische en vergelijkbare inschrijvingen te krijgen. Daarbij is voor alle bomen een minimumprijs gehanteerd. Verder heeft het beprijzen van de heesters geen invloed gehad op de gunning. Van den Broek verduidelijkt dat hiermee wordt voorkomen dat een kweker iets afprijst wat hij niet kan leveren en zo toch winnaar wordt: 'Verder is de prijsvariatie van heesters en vaste planten te klein om doorslaggevend te zijn in zo'n mega-order.'

Directeur De Vries van Boot & Dart glimlacht: 'Maar het was een mooie aanbesteding.'

Boot & Dart

Winnaar is dus Boot & Dart Boomkwekerijen, ontstaan uit een krachtenbundeling van Boot & Co Boomkwekerijen BV en Darthuizer BV. Ze leverden hun eerste partijen binnen deze megaraamovereenkomst in november 2019. Het stemde Van den Broek tot tevredenheid: 'De geleverde kwaliteit is oké, de geleverde bomen zijn voldoende aan de maat. Specifieke grotere bomen op een kwekerij uitzoeken is lastiger. Toch komen ze ons tegemoet met oplossingen.' Herman Zwiers, contractbeheerder bij Boot & Dart, zegt over deze aanbesteding: 'Wat ons betreft kwam deze raamovereenkomst op de normale manier tot stand, zoals dit veelvuldig bij ons gebeurt. Alleen geldt nu hetzelfde raamcontract voor vier gemeenten. Zo'n marktoriëntatiefase zien we overigens vaker. Over de manier van aanbesteden hebben we geen opmerkingen. Het is aan een gemeente, in dit geval een team van vier gemeenten, om bij een aanbesteding wensen kenbaar te maken. Vervolgens is aan ons de taak om zo goed mogelijk aan die wensen te voldoen.' Directeur Albert de Vries bevestigt dat nog geen enkele van de vier gemeentes hen een boete heeft opgelegd voor het niet nakomen van afspraken: 'Dankzij onze logistiek kunnen we datgene leveren wat redelijk is om te bevragen. Een beroep op die zogenoemde achtervang is volgens mij nog niet aan de orde geweest. En wat biologisch, Skal-gecertificeerd materiaal betreft: we komen een heel eind met de levering van minimaal 30 procent van dit product. De leveringen verschillen van gemeente tot gemeente, maar we gaan dit nog met de partijen evalueren.' De hoeveelheden plantgoed en de daarmee gemoeide bedragen laat Boot & Dart in het midden: 'Het is een meerjarige raamovereenkomst, hè!' De aantallen variëren per gemeente op basis van budgetten en verschillen van jaar tot jaar. 'Maar het was een mooie aanbesteding', glimlacht De Vries. Terugkomend op biologisch plantgoed vult Zwiers aan: 'De trend is duidelijk richting duurzaamheid. Planetproof-materiaal, zoals wij dat uitleveren, voorziet hier al in. Maar of je deze raamoverkomst met minimaal 30 procent Skal-gecertificeerd materiaal trendsettend moet noemen, dat vragen wij ons af. Het zijn de duurzame ambities van de gemeenten die de uitvraag bepalen. Er zijn meer gemeenten, zoals Breda, die veel biologische producten vragen. Planetproof is echter de inkoopnorm voor overheidsorganisaties en dat vinden veel gemeenten nog steeds duurzaam genoeg.' De communicatie over de samenstelling van het te leveren plantgoed aan de vier onderliggende gemeenten verloopt bij de uitvraag vrijwel uitsluitend per e-mail en/of met een ingevulde Excel-sheet. In een uitzonderingsgeval vindt er telefonisch overleg plaats of worden bomen op een kwekerij bekeken. Zwiers vat samen: 'Wij ervaren deze aanbesteding niet als complexer dan andere raamovereenkomsten. Suggesties voor aanpassingen kan ik niet geven; er is met veel zorg aan gewerkt door meerdere partijen.'

De achtervangers

Er is dus sprake van een enigszins beperkte bomenlijst. Die van Meierijstad zelf was ook nog het kortst. Wat gebeurt er als een gemeente toch om incourant materiaal vraagt dat niet op de lijst staat? Contractueel wordt zo'n uitvraag eerst bij Boot & Dart neergelegd. Kan die echter niet uitleveren of niet een marktconforme prijs offreren, dan kunnen de gemeenten terecht bij een zogenoemde 'achtervang', bedrijven die tweede werden bij de inschrijving. Als het om bomen gaat, is dat voor de gemeente Meierijstad Richard de Bie en voor de andere gemeenten De Jong van Laarhoven uit Boxtel. Kweker Piet van 't Wout is de algemene achtervang voor heesters. De contractuele verplichtingen van de achtervang zijn identiek aan die van Boot & Dart. Overigens is wel afgesproken, dat wanneer iets afgeprijsd is bij één gemeente, dit ook voor de andere drie gemeenten geldt. Zoals u hieronder kunt lezen, lopen de achtervangers niet binnen met opdrachten. Maar het plantseizoen 2020/2021 is nog jong!

Een geluid dat meer gehoord wordt: Pieter van 't Wout pleit ervoor grote opdrachten over bijvoorbeeld drie kwekers te spreiden.

Achtervang heesters

Als achtervang voor de levering van heesters sloten de vier gemeenten een raamovereenkomst met Handelskwekerij Piet van 't Wout BV. Dit familiebedrijf heeft een kernkwekerij van ruim 2,5 hectare in Boskoop en noemt zichzelf modern en innovatief. Als specialist in openbaar groen inventariseert deze kweker bijvoorbeeld voortdurend welke sierheesters zich het beste laten telen volgens de Skal-normen (biologische kweek). Piet van 't Wout was één van de eersten in ons land die een groot assortiment biologisch geteelde heesters aanbood. Ook levert dit bedrijf een groot sortiment bos- en haagplantsoen, vaste planten en solitairen. Het Boskoopse bedrijf is Planetproof-, Skal-, MPS-, ISO 9001-, ISO 14001- en Groenkeur-gecertificeerd. De kweker gaat echter nog veel verder dan de keurmerken Skal en PlanetProof: er worden 275.000 heesters 100 procent gegarandeerd gifvrij gekweekt, omdat het behoud van het milieu voor Van 't Wout de allerhoogste prioriteit heeft. Pieter van 't Wout over zijn contract: 'Ik heb van de vier gemeentes nog geen enkele vraag naar sierheesters gehad. En dat valt me eerlijk gezegd tegen. Als nummer één een product niet kan leveren, nemen ze blijkbaar genoegen met een andere soort of variëteit. Wij investeren veel in het telen van Skal-materiaal en met de afzet van onze heesters zit het wel goed, hoewel gemeenten nog niet echt op duurzaam materiaal inzetten.' Stoort het Van 't Wout dat een groot budget van vier gemeenten bij één leverancier terechtkomt? 'Ja', luidt volmondig zijn antwoord. 'Gemeenten en kwekers moeten hun relatie koesteren. Nu ligt een aantal kwekers eruit bij deze gemeenten. Er geen sprake meer van wederzijdse kennisopbouw over nieuwe variëteiten en marktontwikkelingen. Door die contractduur van vier jaar krijgt de winnaar een kennisvoorsprong; hij weet welk sortiment daadwerkelijk wordt gebruikt.' Van 't Wout pleit ervoor dergelijke grote opdrachten over bijvoorbeeld drie kwekers te spreiden: 'Zoals er bij diverse gemeentes nu aanbesteed wordt. Bijvoorbeeld bij de gemeente Groningen, waar de winnaar 60 procent levert, nummer twee 30 procent en een ander de rest. Zo kun je de specialiteiten van kwekers benutten en ook voorkomen dat bepaalde heesters of bomen niet meer te leveren zijn.' Van 't Wout voorziet in de toekomst veel meer schaarste in de markt. Hij vervolgt: 'Het is verstandiger risico's te spreiden. Dat doen wij als kwekers tenslotte ook met ons assortiment.'

Van 't Wout pleit ervoor om dergelijke grote opdrachten over meerdere kwekers te spreiden

Achtervang bomen

De Jong van Laarhoven is achtervang voor de bomen binnen een deel van de raamovereenkomst. Woordvoerder Arjan van Esch vertelt dat de twee gemeenten sinds november 2019 slechts sporadisch van hun diensten gebruik hebben gemaakt: 'De gemeente Uden komt nog weleens langs om bomen op onze kwekerij te bekijken en uit te merken. Ik vind het lastig om boomprijzen af te geven voor een periode van vier jaar. Boomkwekerijproducten zijn naar mijn mening ook ongeschikt voor dergelijke prijslijstjes, omdat de voorraad eindig is. Ik kan me voorstellen dat de koper gemakshalve liever één leverancier heeft, maar zo'n prijslijst haalt de marktwerking eruit. Ik zou de voorkeur geven aan een aanbesteding met daarin een minicompetitie. Hierdoor zal de prijs beter aansluiten op de vraag en het aanbod.' Volgens Van Esch komen steeds meer gemeenten terug op raamovereenkomsten met beprijzing: 'In zo'n systeem moet een kweker niet alleen bomen kunnen leveren, maar ze ook willen leveren. Als een kweker zijn producten extreem laag prijst om de opdracht te krijgen, zal hij in een later stadium eerder nee verkopen als hij datzelfde product elders voor een betere prijs kwijt kan. De benaming 'achtervang' geeft mij dan ook een beetje een dubbel gevoel.' Dat er tot dusverre weinig uitvraag geweest is bij deze kweker, vertaalt Van Esch als volgt: 'Ik heb de indruk dat deze gemeenten overstappen op andere variëteiten of soorten of een andere maat, als de gevraagde producten niet beschikbaar zijn. Zo kunnen ze toch bij de huidige leverancier inkopen, zonder van de achtervang gebruik te maken. Onze kwekerij voor bomen en coniferen telt zo'n 90 hectare en daarmee willen we onze klanten zo goed mogelijk bedienen. Bij een transactie moet je als koper en als verkoper een goed gevoel hebben, ook als achtervang.'

Henk de Bie: 'We zijn reserve en nummer één mag eerst leveren.'

Meer van verwacht

Hoe zit dat dan met de achtervang van bomen bij de gemeente Meierijstad? Deze gemeente heeft hierover afspraken gemaakt met boomkwekerij Richard de Bie, één van 's lands oudste boomkwekerijen in Zundert. Henk de Bie constateert dat zijn kwekerij in 2020 nog maar één opdracht tot levering heeft gehad. 'We hadden er meer van verwacht', zegt hij. 'Maar ja, we zijn reserve; nummer één mag eerst leveren. Ik had liever een systeem gezien zoals ze bij de gemeente Rotterdam hanteren bij dit type inschrijvingen. Deze gemeente wedt niet op één paard. De winnaar van de overeenkomt mag daar de helft van het plantgoed leveren, nummer twee 30 procent en nummer drie 20 procent.' De werkwijze dat een gemeente met regelmaat bij verschillende boomkwekers prijzen aanvraagt voor plantgoed, vindt De Bie gezonder dan zo'n raamcontract voor meerdere jaren. 'Daarmee houd je elkaar scherp', zegt hij.

De vier uitvragende gemeenten

Gemeente Meierijstad
Deze gemeente ontstond op 1 januari 2017 door de fusie van drie Oost-Brabantse gemeenten in de regio Meierij: Veghel, Schijndel en Sint-Oedenrode. De nieuwe gemeente bestaat 13 kernen. De nieuwe gemeente met dertien kerkdorpen telt totaal 81.000 inwoners en beslaat een oppervlak van 184 km².

Gemeente Uden

Deze gemeente ligt noordwestelijk van Meierijstad in de Peelrand. De 42.000 inwoners zijn verdeeld over kernen als Uden, Volkel, Odiliapeel en een twintigtal buurtschappen. De oppervlakte is ruim 67 km². De hoofdplaats Uden telt 36.000 inwoners. Vanaf januari 2022 gaan de gemeenten Uden en Landerd, met 15.000 inwoners, samen verder onder de naam Maashorst.

Gemeente Oss

De gemeente Oss ligt tussen 's-Hertogenbosch en Wijchen. De meanders van de Maas vormen aan de noordkant de gemeentegrens. Het is de meest noordelijk gelegen gemeente van Noord-Brabant, met een oppervlakte van 170 km² en ruim 91.000 inwoners. Twee derde daarvan woont in de hoofdkern Oss. Aan de overzijde van de Maas vinden we de gemeente Nijmegen.

Gemeente Nijmegen (Dar)

De gemeente Nijmegen laat veel diensten op het gebied van afvalbeheer en beheer van de openbare ruimte uitvoeren door Dar. Deze onderneming verleent ook diensten in aanpalende gemeentes. Dar ondertekende in dit geval de raamovereenkomst voor de levering van plantmateriaal aan de gemeente Nijmegen. De oudste stad van Nederland verwacht dat in 2020 het inwoneraantal tussen de 181.000 en 187.000 ligt.
De omvang van de levering en de bedragen over 2020 binnen dit raamcontract kunnen de partijen (nog) niet noemen.

Boot & Dart

Boot & Dart Boomkwekerijen ontstond uit een krachtenbundeling van de bedrijven Boot & Co Boomkwekerijen BV en Darthuizer BV. Beide bedrijven hebben een jarenlange geschiedenis in de boomkwekerijsector. Boot & Dart Boomkwekerijen zet die lijn door, onder meer door de gewassen daar te (laten) kweken waar dat het beste kan. Het gaat om bos- en haagplantsoen, solitairen en een breed sortiment laanbomen van hoge kwaliteit op de humeuze zandgrond van de ruim 100 hectare grote kwekerijen rondom Zundert. Deze grondsoort staat borg voor een fijn vertakt wortelgestel dat een snelle hergroei bevordert. Op de bijna 10 hectare veengrond in Boskoop kweekt het bedrijf bodembedekkende heesterrozen, coniferen, sierheesters en solitairen. Zowel in Leersum als in Zundert worden heesters in pot geteeld. De gehele productie voldoet aan de eisen van On the way to PlanetProof en Groenkeur. Boot & Dart beschikt over een keur aan certificaten. Naast de eerder genoemde zijn dit Iso 9000, 14001 en 26000 en verder Skal, NAK-tuinbouw, PSO en MPS-Florimark Trade (betreft traceerbaarheid). De onderneming staat op trede drie van de CO2-prestatieladder en compenseert de CO2-uitstoot via Trees for All.

De nieuwbouw bij Boot & Dart

REACTIES

		Hegknipservice Maashorst, Hans Roelofs Tuesday 12 January 2021

Mooi artikel waar je alle participanten de ruimte geeft hun verhaal te vertellen.

download artikel

Tip de redactie