Groenvoorziener 'in control' met glazen bol

ARTIKEL

Ralf Pijnenburg, dinsdag 15 augustus 2023

149 sec

Niet langer brandjes blussen dankzij dag- en capaciteitsplanning

'Ons werk kun je onmogelijk helemaal plannen.' Het is een kreet die John Willemsen, eigenaar van software-adviseur Infogroen, met enige regelmaat opvangt als hij in gesprek is met groenvoorzieners. Toch komt hij met zijn nieuwe module behoorlijk dicht in de buurt, zo is zijn overtuiging. Met deze software voor het maken van een dag- en capaciteitsplanning zijn groenvoorzieners volgens Willemsen in control. 'Dat betekent niet langer brandjes blussen, maar rust in de tent.'

Het is een cliché, maar daarom niet minder waar: regeren is vooruitzien. Dit gezegde gebruikt Willemsen als zijn nieuwe module voor capaciteitsplanning ter sprake komt. 'Bedrijven die slecht plannen verdienen niks, creëren geen rust en behalen geen resultaten. Voor klanten en medewerkers is het prettig als de situatie onder controle is.' Willemsen geeft toe dat groenvoorzieners veelal te maken hebben met periodieke werkzaamheden en wisselende weersomstandigheden, wat zorgt voor dynamische en soms onvoorspelbare situaties. Maar dat maakt het volgens hem des te belangrijker om de capaciteitsplanning op orde te hebben. 'Ben je niet 'in control', dan krijg je te maken met een stroom meldingen uit het openbare domein en ben je aan het dweilen met de kraan open. Het gevolg is ontevreden medewerkers en klanten, wat veel tijd en geld kost.'

John Willemsen.

Efficiencyslag

Met deze module van Infogroen kan de groenvoorziener een efficiencyslag maken, zo stelt Willemsen. In standaardwerkpakketten kan men eenmalig aangeven in welke periodes werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, zodat de uren tijdens het calculeren automatisch worden verdeeld over het jaar. Willemsen: 'Uiteraard kan dit projectmatig worden gewijzigd. Doorgaans heb je als groenvoorziener een goed beeld van het moment waarop je onderhoudswerkzaamheden zoals knippen en maaien moet uitvoeren. Deze gegevens kunnen al aan het begin van het jaar aan de voorman doorgespeeld worden. Dit zorgt voor helderheid en transparantie, ook voor de klant. In de module kun je de informatie wekelijks of maandelijks inzichtelijk maken. Ons advies is om dit op maandelijkse basis te doen. Als het bijvoorbeeld drie weken achter elkaar regent, wil je niet in de problemen komen door het schuiven met klussen; het werk moet zo snel mogelijk weer in de pas lopen.'

Glazen bol

Door via de module een globale planning per maand te maken, krijgen groenvoorzieners de beschikking over een soort glazen bol, waarin ze kunnen zien welke handjes ze in de toekomst nodig hebben voor een project. Op die manier kan een organisatie volgens Willemsen anticiperen op toekomstige incidenten en uitdagingen. 'Door gebruik te maken van deze software, kun je bijvoorbeeld in januari zien dat je in mei een paar busjes extra personeel nodig hebt en ervoor zorgen dat je commerciële mensen dan niet meer werk aannemen. Verder kun je in het overzicht onderscheid maken tussen werkzaamheden die je zelf uitvoert en werk waarvoor je mensen inhuurt. In principe kunnen we complete bestekposten uitbesteden, waarbij uitbestede uren automatisch uit de planning worden gehaald, of onderdelen van een bestekpost.'

Een groenvoorziener kan met de module anticiperen op toekomstige incidenten en uitdagingen.

Afstand tot arbeidsmarkt

Een andere functie in de software is gericht op de inzet van personeel met een afstand tot de arbeidsmarkt, tegenwoordig een belangrijke groep voor groenvoorzieners. Bij de calculatie kunnen werkzaamheden bijvoorbeeld toegewezen worden aan mensen van de sociale werkvoorziening, met tegelijkertijd de bijbehorende loonwaarden daaraan gekoppeld. Deze uren worden via de software automatisch herrekend naar reguliere arbeidsuren. 'Op die manier kun je appels met appels vergelijken', stelt Willemsen. 'En tot slot koppelen we iedere maand terug of het aantal gewerkte uren overeenkomt met de geplande uren. Stel dat je in maart uit de bocht bent gevlogen met het aantal uren, dan heb je de rest van het jaar nog om dit te compenseren. Hierdoor is het urensaldo bij onderhoudsprojecten iedere maand zichtbaar en worden verrassingen aan het eind van het jaar voorkomen.'

Er wordt teruggekoppeld of het aantal gewerkte uren overeenkomt met de geplande uren.

Dagplanning

Naast een capaciteitsplanning is er ook een dagplanning beschikbaar. Deze module is helemaal opnieuw gemaakt, om de dynamiek van het plannen nog beter te kunnen ondersteunen. Daarbij gaat het om vragen als: welke personen zijn er aan het werk? Wie is er ziek, wie is er op vakantie? Welke handjes en welk materieel zijn er voor een specifieke klus beschikbaar? Al dit soort gegevens is in de module zichtbaar. 'Met de digitale werkbon in de Vision Mobile-app kan de voorman de planning voor de komende tijd inzien. Verder kun je met een druk op de knop de uren voor mensen en machines inboeken. Dit scheelt veel tijd voor registratie, je werkt efficiënter en maakt minder fouten. Voor de buitenploeg, die meer verantwoordelijkheden krijgt, is deze software een uitkomst. Dat soort geluiden vangen we op in de markt.'

LEES OOK

InfoGroen breidt VisionMobile verder uit

01-01-2023 | NIEUWS

54 sec

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie