Openbare Europese aanbesteding zonder voorselectie van een hoogheemraadschap en een Zuid-Hollandse gemeente

ARTIKEL

Broer de Boer, vrijdag 9 april 2021

569 sec

Leren door uit te proberen

De gemeente Lansingerland en het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard stelden gezamenlijk een raamovereenkomst op en doorliepen een EU-aanbestedingsprocedure. Dit leidde tot de overeenkomsten Onderhoud Groen en Water Lansingerland, perceel 1 en perceel 2. Het zijn bijzondere overeenkomsten.

Voorbeeld van een gewenst beeld. Het niet tot aan de waterlijn maaien van een gazon wordt gezien als een voordeel van integraal onderhoud.

Samenwerking van een waterschap en een gemeente op dit vlak komt wel vaker voor in dit deel van het land. 'Met Lansingerland werken we al vier jaar zo, maar door deze samenwerking is de gezamenlijke aanbesteding nu nog verfijnder op de markt gezet', vertelt Nancy Meijer. Zij is beleidsadviseur watersystemen bij het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard. Ze is zeer enthousiast over dit soort samenwerking met gemeentes. 'Door het onderhoud aan water en oevers in gemeentes te combineren in één aanbesteding, werk je omgevingsgericht, efficiënter en verbeter je de kansen voor biodiversiteit.' De twee in de markt gezette percelen werden afzonderlijk gegund aan Megron BV uit Vlaardingen en Verkuil & Moree BV uit Alblasserdam. De raamovereenkomsten traden in werking op 1 maart 2021 en lopen tot en met 31 december 2021. Er is sprake van een optie tot eenzijdige verlenging door de aanbestedende dienst, onder gelijkblijvende voorwaarden. De verlenging betreft tweemaal een periode van maximaal 24 maanden. Met de aanbesteding is een bedrag gemoeid van 6 tot 9 miljoen euro voor beide percelen samen. Bijzonder is dat beide opdrachtgevers vanuit de raamovereenkomst deelopdrachten verstrekken.

'Zo kan het onderhoud aan water en oevers in gemeentes gecombineerd worden'

Raamovereenkomst

Wat valt er onder de overeenkomst? Het gaat zowel om het reguliere als het groot onderhoud in de gemeente Lansingerland. Ruwweg komt 20 procent van de activiteiten voor rekening van het hoogheemraadschap en 80 procent voor de gemeente. Het reguliere onderhoud heeft een integrale insteek. Dit varieert van het maaien van gazons, bloemrijke bermen, taluds, watergangen en (natuurvriendelijke) oevers, het ruimen zwerfafval en natuurlijk afval en onkruidbeheersing in beplanting en op verharding tot het snoeiwerk van beplanting. Het groot onderhoud betreft renovaties en vervanging van groen en bomen.

Nancy Meijer: 'Samenwerking van een waterschap en een gemeente op dit vlak komt wel vaker voor in dit deel van het land.'

'We blijven ieder apart verantwoordelijk voor de verstrekte opdrachten'

Serge Meeuws, projectleider van de gemeente Lansingerland, tekent aan: 'Voor elk afzonderlijk perceel is er één kwaliteitsplan. Deelopdrachten geven we apart en rekenen we ook apart af. Natuurlijk stemmen we de werkzaamheden voor de gemeente en het hoogheemraadschap op elkaar af. De factuur gaat naar de betreffende opdrachtgever, afhankelijk van de vraag of het onderhoud op basis van een beeldbestek of frequentie plaatsvindt. We blijven dus ieder apart verantwoordelijk voor de verstrekte opdrachten.' Meijer vult aan: 'Aan de voorkant hebben we dus veel tijd in dit project gestopt. Nu kunnen we bij het afstemmen van werkzaamheden grote stappen zetten. Het komt nu niet meer voor dat de ene dag een watergang van het hoogheemraadschap bewerkt wordt, terwijl een dag later een naastgelegen gemeentelijke afwatering gemaaid wordt. In het veld geldt dan één en dezelfde aanpak.'

Voor elk afzonderlijk perceel is er één kwaliteitsplan

Integraal onderhoud van gevel tot gevel. Toch blijven hoogheemraadschap en gemeente ieder apart verantwoordelijk voor de verstrekte opdrachten.

Zuivere aanbesteding

De aanbesteding werd in zijn geheel aangeboden via Tenderned. Vragen over het project van potentiële opdrachtnemers werden via Tenderned gedeeld met de andere geïnteresseerde partijen. Meeuws: 'We willen dit als overheid onbevooroordeeld aanpakken. Opdrachtnemers krijgen dezelfde startpositie, zonder gemanipuleer. Wij krijgen daardoor realistische plannen en prijsopgaven en betrouwbare partners. Voordat we de opgegeven aanneemsommen kenden, bekeken we de ingediende meerwaardeplannen (MP's). Dat waren er vier in totaal. Qua omvang was hieraan een maximum gesteld van 50.000 tekens. De hoofdstukken (zie afbeelding 1, red.) konden de opdrachtnemers wat betreft omvang vrij invullen. Daarbij gaven we aanwijzingen over onze denkrichting met een aantal gerichte, open vragen. Wij vonden dit achteraf een handige aanpak. Het MP was goed voor maximaal 39 scorepunten. Beprijzing en MP leverden een tussenstand op. Vervolgens hielden we een bijeenkomst met elk van de top drie inschrijvers per perceel. Een goed gemotiveerde mondelinge onderbouwing naar aanleiding van kritische vragen van het beoordelingsteam kon nog eens maximaal 11 punten opleveren. In totaal waren er voor de kwalitatieve criteria dus ook 50 scorepunten te behalen.' In het meerwaardeplan beschrijft de inschrijver hoe hij waarde aan de potentiële overeenkomst toevoegt. De onderwerpen waren: duurzaamheid, vrijgekomen materialen, kwaliteitsborging, samenwerking en verantwoording, omgeving en uitvoering en flora en fauna. De meerwaardeplannen waren niet anoniem. Hiervoor was bewust gekozen, want opdrachtnemers kunnen zich hiermee onderscheiden.

De opdrachtgevers, waarbij de gemeente penvoerder was, gunden de opdracht per perceel aan de inschrijver die op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding de economisch meest voordelige inschrijving deed. De prijs-kwaliteitverhouding is in deze aanbesteding 50 procent kwaliteit en 50 procent prijs. Perceel 1 omvat de kern Bleiswijk. Perceel 2 omvat de kern Bergschenhoek met daarbij de buitengebieden van Bleiswijk, Bergschenhoek en Berkel en Rodenrijs.

Kwalitatieve criteria	Aantal te behalen punten	Punten per subcriteria
1.0: Meerwaarde Plan	39
1.1: Duurzaamheid		8,0
1.2: Vrijgekomen materialen		6,0
1.3: Kwaliteitsborging, samenwerking en verantwoording		10,0
1.4: Omgeving en uitvoering		6,5
1.5: Flora en fauna		8,5
2.0: Gesprek met beoordelingsteam	11

Totaal	50

Flora en fauna

Eén punt uit het meerwaardeplan lichten we even toe, vooral ook omdat van de inschrijvers de Kleurkeur-certificatie verlangd werd. Dit certificaat kennen we in de branche voor bermen en grasstroken, maar niet voor het grensvlak tussen water en land, terwijl biodiversiteit juist daar van belang is in deze aanbesteding. We beperken ons tot de werkzaamheden die op beeldkwaliteit worden uitgevoerd.

Het beeldresultaat staat in deze casus op drie plaatsen beschreven: in het bestek, in de beeldkwaliteitscatalogus Openbare Ruimte Lansingerland en in de kwaliteitscatalogus Water en Oevers Lansingerland. De basis van laatstgenoemde is het ecologisch maaibeleid, de ecokleurenkoers van het hoogheemraadschap. 'Kleurkeur was nog redelijk nieuw', weet Meeuws. 'Hierin wordt onder meer beschreven hoe het beheer dient te worden uitgevoerd. In onze aanvulling op en uitbreiding van Kleurkeur krijgt juist de biodiversiteit op het grensvlak van groen en water, de oevers dus, meer kansen, waarbij grenzen vervagen. We hebben de spelregels in het Kleurkeur-instrument dus iets aangepast aan onze wensen. ' Add-on Kleurkeur geeft een goede indruk van wat deze aanpak inhoudt. Bij de aanbesteding liepen de partijen hierbij wel tegen een probleem op: slechts weinig aannemers hebben het Kleurkeur-certificaat. Daaraan werd een mouw gepast. 'Aannemers met plannen voor het behalen van dit certificaat werden toch uitgenodigd in te schrijven', vertelt Meeuws. 'Daarmee wilden we ook de deelname aan Kleurkeur stimuleren. Het leuke aan Kleurkeur is dat het niet alleen gaat om bijvoorbeeld de maaifrequentie, maar dat de opdrachtnemer moet bedenken hoe hij het vergroten van de biodiversiteit wil aanpakken. Eerder werd dit voorgeschreven door de opdrachtgever of overgelaten aan de opdrachtnemer. Nu lijkt dit veel meer op het gezamenlijk maken van een beheerplan, waarbij ook de opdrachtnemer met voorstellen komt. Daar is ruimte voor.'

'Daarmee wilden we ook de deelname aan Kleurkeur stimuleren'

Circa 20 procent van de activiteiten komt voor rekening van het hoogheemraadschap, de rest voor de gemeente.

Bonus

Eerder schreven we in deze vaste rubriek al over de wenselijkheid om naast boetes en korting ook te werken met bonussen bij de correcte uitvoering van contractuele verplichtingen. Hoe doet men dat hier? Meeuws: 'We spraken al over het beeldbestek. Daarnaast kennen we werkzaamheden uitgevoerd op basis van frequentie, het prijsaanbod en verrekening op basis van de RAW-systematiek. De beoordeling van de beeldposten doen we op basis van de beeldkwaliteitsnormen. Elke vier weken voeren we zelf aselecte steekproeven uit in beide percelen. Bij deze schouw beoordelen we ter plekke 30 beeldposten. Slechts 10 procent hiervan mag afwijken van de afspraken. In onze samenwerking zijn er dus spelregels; communicatie is hierbij van groot belang.

Zoekt een opdrachtnemer de grenzen op en constateren we teveel afwijkingen? Dan gaan we in gesprek. We waarschuwen. We zien als gemeente en als hoogheemraadschap boetes en kortingen als allerlaatste middel en we hebben ook een regeling waarbij een bonus verdiend kan worden. Een schouw waarbij geen afwijking geconstateerd wordt van de norm, levert als stimulans een bonus op. Het gaat daarbij niet om grote bedragen, want ze krijgen al voor hun werk betaald. We doen dit nu al acht jaar.'

'Het bijzondere is toch de samenwerking tussen een gemeente en een hoogheemraadschap'

Ingenieursbureau

De raamovereenkomst volgde op een eerder vijfjarig contract. De opdrachtgevers legden de lat hoog bij de gezamenlijke aanbesteding. Alle documenten werden in onderling overleg samengesteld, in samenwerking met een externe partij. Hierbij kregen ze ondersteuning van Daniel Mol van het ingenieursbureau Riede, Mol en Donkers uit Boskoop. Dit bureau heeft veel ervaring met aanbesteden en veel expertise op het gebied van (groen)onderhoud. Daniel Mol zegt hierover: 'Het bijzondere is toch wel de samenwerking tussen een gemeente en een hoogheemraadschap om van gevel tot gevel groen en water te onderhouden. Dat gebeurt hier wel meer, maar andere waterschappen zijn er nog terughoudend mee en kiezen er meestal voor om werkzaamheden die de gemeentegrenzen overschrijden uit te besteden aan aannemers.'

Daniel Mol van ingenieursbureau Riede, Mol en Donkers ziet de omvang van integrale bestekken steeds meer toenemen.

Mol geeft een specifiek voorbeeld van een voordeel: 'In Lansingerland hoeft één opdrachtnemer zich geen zorgen te maken als hij het maaisel uit watergangen van het hoogheemraadschap - tijdelijk - op gemeentegrond op de juiste plaats op hopen wil zetten. Ze hebben het uitmaaien en verwerken van het maaisel vanuit de ontvangstplicht in eigen hand. Het uitmaaien is een opdracht van het hoogheemraadschap, het verwerken van maaisel van de gemeente.' Mol merkt ook op dat de gemeente niet alle werkzaamheden laat uitvoeren door Megron en Verkuil & Moree: 'Voor specialistische werkzaamheden zijn andere, afzonderlijke contracten afgesloten. Hierbij moet men denken aan de reparatie van speelvoorzieningen, het snoeien van bomen, reinigen van kolken en riolering, herstraten van verhardingen en aan baggeren. Vaak betreft dit zelfs Europese aanbestedingen.' Mol ziet de omvang van integrale bestekken echter steeds meer toenemen. Een waterschap is zo niet meer afhankelijk van één loonwerker in een gebied, volgens hem: 'De andere benadering in deze casus is interessant genoeg om te ervaren hoe je onderhoud van gevel tot gevel gezamenlijk kunt uitvoeren. We moeten leren door uit te proberen om de totale woonomgeving te verbeteren,' aldus Mol.

Certificeringen bij inschrijving

CO₂-prestatieladder CO₂-bewust, minimaal niveau 3
Groenkeur BRL Groenvoorzieningen
VCA
Naast deze certificeringen werden de volgende zaken vereist:
deskundigheid Kleurkeur;
het bedrijf moet uiterlijk 31 december 2021 in het bezit zijn van het certificaat Kleurkeur, uitgegeven door Stichting Groenkeur;
het uitvoerend personeel moet bij aanvang van het maaiwerk (uiterlijk half mei 2021) in het bezit zijn van een certificaat Kleurkeur.
Vereiste deskundigheid op het gebied van flora en fauna:
Ten aanzien van de technische bekwaamheid op het gebied van flora en fauna in het kader van de Wet natuurbescherming dient de aannemer aan te tonen dat het betrokken personeel dat werkt aan het groen- en wateronderhoud en/of op en nabij locaties met beschermde soorten en/of rust- en verblijfplaatsen van beschermde soorten, deskundig is op het vlak van natuurwetgeving.
Uitvoeringsvereisten:
Inzet van werknemers, materieel, elektrisch handgereedschap en twee voertuigen. Er zijn voor de uitvoering eisen gesteld aan de in te zetten werknemers, het materieel, elektrisch (hand)gereedschap, EURO VI-voertuigen en de inzet van één (perceel 1) of twee (perceel 2) elektrische voertuigen.

Zonder zorgen maaisel uit watergangen van het hoogheemraadschap tijdelijk opstapelen op gemeentegrond

Opdrachtnemer Megron

Dit veelzijdige bedrijf is gevestigd in Vlaardingen. Megron biedt een breed pakket activiteiten betreffende aanleg en onderhoud van groenvoorzieningen in stedelijke en landelijke gebieden. Daarnaast richt het bedrijf zich op advies en ontwerp, groenonderhoud, waterbeheer, boomverzorging en bestrating. Getuige andere opdrachten is Megron bekend met het onderhoud van watergangen en voert deze aannemer werkzaamheden uit aan glooiingen in het Rotterdamse havengebied. Opdrachtnemer Megron schreef op beide percelen in en kreeg perceel 1 (Bleiswijk) toebedeeld. De werkzaamheden begonnen op 1 maart.

Daniël Ruzius was bij de aanbesteding betrokken. 'De aanbestedingsstukken waren duidelijk opgesteld en de communicatie verliep prettig. Helaas moest alles digitaal gebeuren, ook via Teams. Dat maakt het lastiger. We hebben in het voortraject behoorlijk geïnvesteerd om met een goed emvi-verhaal voor de dag te komen. Het verificatiegesprek, waarmee elf punten te scoren vielen, was pittig. We hadden ons er goed op voorbereid door heel veel processen uit het hoofd te leren. De 30 à 40 vragen die we in ruim een uur voorgeschoteld kregen, waren best lastig, omdat je voorafgaand aan een gunning meestal nog niet bezig bent op het inzetniveau. We gebruikten Teams ook voor de eerste kennismaking. Ik hoop dat dit in de toekomst niet noodzakelijk blijft.' Ruzius hecht dus aan het gewone menselijke contact bij aanbestedingen en ontmoetingen in het veld met de opdrachtgever.

Daniel Ruzius van opdrachtnemer Megron: 'De aanbestedingsstukken waren duidelijk opgesteld en de communicatie verliep prettig.'

Zijn voorzichtige schatting is dat het serieus omgaan met het traject hen zo'n 5.000 tot 10.000 euro gekost heeft, zonder enige zekerheid dat ze de opdracht verleend zouden krijgen. Los van deze raamovereenkomst signaleert hij dat het aantal inschrijvende partijen bij dit soort emvi-aanbestedingen in het algemeen zeer gering is, en dat hiervoor ook redenen zijn: 'De drempels zijn hoog, ook wat certificaten betreft. Ik vind deze ontwikkelingen slecht voor de markt. Een bestek op basis van RAW invullen is vrij eenvoudig, maar om een goed emvi-plan of plan van aanpak (PvA) te maken, moet je flink wat tijd investeren. Daarnaast stellen opdrachtgevers al vóór de gunning een lading eisen voor. Ze beperken je ruimte en dat kan niet de bedoeling kan zijn van de emvi-aanpak. Soms vragen ze al vóór de gunning om de CO₂-uitstoot bij deelprojecten uit te rekenen. Daar gaat heel veel tijd in zitten. Ik vind dat de opdrachtgever bij inschrijvingen die aan bepaalde kwaliteitseisen moeten voldoen een beloning in het vooruitzicht moet stellen. Dit om de arbeidsprestatie van opdrachtnemers die een PvA leveren te compenseren.'

Opdrachtnemer Verkuil & Moree

Verkuil & Moree Buitenruimtespecialisten levert een waardevolle bijdrage aan een betere leefomgeving. Daarbij ligt de focus op opdrachtgevers in Midden-Nederland, zoals (semi)overheidsinstellingen, recreatiegebieden en bedrijven. De onderneming is actief in de buitenruimte, met naast conventioneel onderhoud de zorg voor houtconstructies, natuurspeeltuinen en -terreinen, infra en groendaken. Het bedrijf stelt hoge eisen aan de kennis en kunde van de medewerkers en aan de werkwijze. Verkuil & Moree investeert hierin door collega's te stimuleren om opleidingen en trainingen te volgen en is overtuigd van de toegevoegde waarde van nascholing. De structurele aanpak van dit bedrijf blijkt uit certificeringen als SBB Leerbedrijf, CO₂-prestatieladder niveau 5, PSO trede 3, ISO 9001, VCA** en Groenkeur bomen.

Projectleider Michael van Driel bedacht en schreef samen met zijn collega, financieel manager Maarten Koster, het meerwaardeplan van Verkuil & Moree. De opdrachtnemers kwalificeerden het als uitmuntend. Van Driel: 'Daar zijn we trots op! De uitvraag was overigens ook heel helder. Ik vind deze gemeente zeer vooruitstrevend. Deze samenwerking helpt ook ons bedrijf verder, bijvoorbeeld wat betreft de inzet van elektrische voertuigen en handgereedschappen. Lansingerland is een belangrijke opdrachtgever voor ons, waarmee we al elf jaar samenwerken. Momenteel onderhouden we los van deze overkomst ook de bomen.' Voor het verificatiegesprek had Van Driel zich goed voorbereid. Hij liet zich hiervoor zelfs interviewen door een collega: 'Je moet je eigen plan heel goed kennen. We zetten in het door ons gewonnen perceel continu twee vaste werkploegen van vier man in. Tijdens de piek krijgen ze een duwtje in de rug van een extra ploeg. We onderhouden hierbij ook de sierheesters en siergrassen. De frequentiewerken voor het hoogheemraadschap en de gemeente worden afzonderlijk ingepland. Het maaien van ruw gras, bijvoorbeeld, staat jaarlijks twee tot vier keer op de planning. We zijn al gestart voor beide opdrachtgevers. Gezamenlijk gaan we ervoor, om onze organisaties een stap verder te helpen', aldus Van Driel.

Add-on Kleurkeur

Bij een contact dat Dick Oosthoek van Stichting Groenkeur had met de gemeente Lansingerland, werd hij gewaar dat deze met Groenkeur en Kleurkeur aan de slag wilde. 'Ik merkte dat de gemeente de richtlijn Kleurkeur nauwkeurig had bestudeerd en wilde implementeren. Add-on Kleurkeur was aanvankelijk slechts een richtlijn, maar is sinds 2021 de kwaliteitsnorm voor het ecologisch beheren van bermen en groenstroken in Nederland, gekoppeld aan ISO 9001. Het bleek dat de gemeente hier een eigen visie op had er en aanpassingen in wilde aanbrengen. Lansingerland werkt nu met ons samen om Kleurkeur verder te ontwikkelen. Deze nieuwe kwaliteitsnorm heeft nu bijvoorbeeld ook betrekking op verschralen, gefaseerd maaien, het laten liggen van maaisel en het overslaan van gedeeltes, zodat dieren kunnen vluchten. Het doel is de voedselpiramide te herstellen: als er geen bloemen zijn, komen er geen insecten en als er geen insecten zijn, geen vogels. Het begint dus met het laten gedijen van waardplanten; waar die zijn, komen ook insecten.'

Het gaat bij Kleurkeur dus niet om het vergroten van de soortenrijkdom in de berm, maar meer om het terugkrijgen van de natuurlijke habitat, zodat vooral gebiedseigen vegetatie terugkomt. Carnavalsmengsels zaaien heeft weinig zin. Oosthoek: 'Een bijeffect van corona is dat steeds meer mensen zich bewuster worden van hun leefomgeving doordat ze vaker wandelen. Dat heeft duidelijk effect op het bermbeheer, want maaien levert meestal meteen publieke reacties op. Overigens zijn er nu 450 mensen opgeleid voor Kleurkeur, waaronder medewerkers van de gemeente Lansingerland. Er is nog steeds vraag; de cursussen gaan online door. Bedrijven kunnen zich nu officieel laten auditeren om het certificaat te verwerven. Dat kan alleen als ze een opdracht hebben. Zonder audit geen certificaat! Er staan dus voldoende bedrijven klaar, maar het aantal certificaten is nog beperkt. We hebben de potentials nu als aspirant-deelnemers op de website van Groenkeur geplaatst.' Over het succes van Groenkeur/Keurkleur zegt Oosthoek: 'Dat moeten we niet afmeten aan het aantal gecertificeerde aannemers en personen, maar aan het aantal vierkante meters berm en grasstroken. Op dat gebied is er nog een lange weg te gaan.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie