'Alles gebeurt in één keer goed en we komen voor minder verrassingen te staan'

ARTIKEL

Karlijn Raats, donderdag 15 juli 2021

340 sec

Jewel-software maakt taakopname en -uitvoering op maat mogelijk

Handmatige lijsten met straatnamen en mondelinge werkomschrijvingen zijn passé. Met Jewel-software kunnen de planning en uitvoering van BOR-taken (beheer van de openbare ruimte) makkelijk gedigitaliseerd worden. Beheer- en onderhoudsinformatie komt bij de juiste mensen in de organisatie terecht en er is overzicht over de afhandeling van taken. Gerhard van Grootheest, projectleider bij de Van de Haar Groep: 'Met de software van Jewel hebben we een strak overzicht: waar moeten we zijn, wat moeten we doen en wat is er al gedaan?'

Gildebor aan het werk met Jewel-software.

Als een schoffelploeg in een bepaalde hoek staat te werken, kan het zijn dat er niet naar de andere hoek wordt omgekeken. Het is een veel voorkomend fenomeen in het beheer van de openbare ruimte: vergeten of niet gevonden stukken die eigenlijk wel moeten worden gemaaid, geveegd of onkruidvrij gemaakt of waar prullenbakken moeten worden geleegd. Anderzijds worden er weleens overbodige werkzaamheden uitgevoerd, door de standaardrondjes door de wijk. Dankzij de digitalisering van taakopnames met de applicaties van Jewel-software maken de standaardrondjes door de wijk plaats voor beheer en onderhoud op maat: van reactief naar proactief onderhoud.

Van de Haar Groep

Van de Haar Groep is klant van het eerste uur en werkt sinds 2002 met Jewel-software. Feitelijk vormt de Jewel-software het bedrijfssysteem waarop de hele organisatie draait, want het bedrijf werkt veel op beeld. De meeste buitenwerkzaamheden voert Van de Haar Groep uit met Jewel Taken; daarbinnen wordt gewerkt met de apps Jewel Taakopname en Jewel Taaknavigatie.

Schouwer bij Van de Haar Groep, inspecteert beelden en maakt met Jewel Takenopname quickscans in de wijk. Op basis daarvan worden taken aangemaakt in Jewel Taken.

Al meer dan tien jaar voert Van de Haar Groep onkruidbeheer uit met de heetwatermethode. Gezien de hoge prijs van dit soort machines is het van groot belang dat er efficiënt gewerkt wordt. Gerhard van Grootheest, projectleider beheer buitenruimte bij Van de Haar Groep: 'De oude aanpak is om zo'n machine door de wijk te laten gaan en alle onkruidplekken te laten behandelen. Maar daarmee bereik je geen overzicht. Bovendien loop je het risico dat die dure machine rondjes gaat rijden om te kijken waar een behandeling nodig is. Wij hebben geïnvesteerd in schouwers, die vooraf planningen maken, zodat de mensen en machines efficiënt aan het werk zijn in de wijk. In het seizoen maken de schouwers tweewekelijks quickscans met Jewel Taakopname, om te zien of het werk goed gedaan is en of het beeld voldoet aan de door de opdrachtgever gestelde kwaliteitseisen. Aan de hand van de quickscans maken we op de tablet met Jewel Taakopname taken aan voor maaien, vegen en onkruidbestrijding op verharding, schoffelen en alle beeldgerelateerde zaken. In de tablet plaats je de taken op de kaart. Vervolgens maak je daar op je laptop in de webapplicatie een routeplanning van, inclusief de te onderhouden taakvlakken. Die planning komt weer terecht bij de mensen die het werk moeten uitvoeren. Zij werken dan met Jewel Taaknavigatie en zien waar alle taakvlakken zich bevinden.'

'De taakvlakken worden via gps-trackers automatisch afgehandeld wanneer de machinist over het vlak rijdt'

Ook het rapporteren van de voortgang en de uitgevoerde werkzaamheden gaat automatisch en is online inzichtelijk in interactieve rapportages. Hierdoor kan snel geschakeld worden. Gegevens over het werk kunnen met de tablet online verzonden worden. Buitenmedewerkers hoeven niet meer naar kantoor om ze daar te laten inlezen.

Gildebor

Sinds vorig jaar werkt groenbedrijf Gildebor met Jewel Taken en Jewel Vegen. In januari 2020 werden beide applicaties aangeschaft. Andre Wigger en Edwin Egberink, beiden uitvoerder groen en netheid, namen in 2020 en 2021 de tijd om hun team van circa 90 medewerkers met Jewel Taken te laten kennismaken. Van deze medewerkers werkt een tiental netheidsmedewerkers met een tablet in de wijk, en er zijn vier machinisten die hun veegroute met Jewel oppakken. Bij Gildebor werken ambtenaren afkomstig uit de gemeenten Hengelo en Hof van Twente en het werk-leerbedrijf SWB. Met in totaal bijna driehonderd medewerkers voert Gildebor beheertaken uit in de openbare ruimte.
Edwin Egberink legt uit wat Gildebor in 2020 met Jewel Taken en Jewel Vegen tot stand heeft gebracht. 'We zitten met Jewel Taken in de voorbereidingsfase. Voor de implementatie nemen we in totaal twee jaar de tijd, maar in de tussentijd zijn we sinds de opdracht in korte tijd al succesvol aan de slag met verschillende werksoorten. Onze teams groen en netheid hebben in de winter al met beide applicaties gewerkt, nadat we de basis hadden gelegd. Een aantal aangewezen medewerkers heeft in Jewel Taakopname inventarisaties gemaakt van wat er moet gebeuren en welke routes het beste genomen kunnen worden. Op basis hiervan zijn taken aangemaakt in Jewel Taken en Jewel Vegen.'

Edwin Egberink (links) en Andre Wigger (rechts), uitvoerders bij Gildebor.

Omdat het een hele kluif is om een groot team te laten overschakelen op een ander (digitaal) systeem, nemen beide uitvoerders daar de tijd voor. Uitgebreid is aan de medewerkers uitgelegd hoe ze Jewel Taken, Jewel Vegen en Jewel Taaknavigatie kunnen openen, de geprogrammeerde route volgen en foto's maken van locaties en werkzaamheden. Egberink knikt: 'We leggen de medewerkers goed uit waarom we met Jewel-software werken en wat de voordelen zijn: dat we de ruimte op een makkelijkere manier heel, schoon en veilig kunnen achterlaten. Wij leggen de nadruk op wat er goed gaat bij de implementatie, niet op wat er fout gaat. Ook benadrukken we dat ze direct hulp krijgen bij vragen, bijvoorbeeld als ze moeite hebben met inloggen of andere handelingen. Van de groep aangewezen medewerkers netheid werkt iedereen - op een enkeling na - met Jewel Taken en Jewel Vegen. Inmiddels zijn er ook werkprocessen opgestart bij andere clusters, en wel voor de taakvelden EPR (eikenprocessierups), bomen water geven en grasvegetaties maaien. Hiermee is de groep aangewezen medewerkers uitgebreid.'

Als de resultaten van de eerste twee jaar positief zijn, overweegt Gildebor om het aantal licenties uit te breiden. De applicatie is dan ook beschikbaar voor andere taakvelden en dus voor meerdere medewerkers.

Iedereen kan ermee werken

Wigger: 'Het werkt enorm motiverend. Zowel de medewerkers in het team als wij uitvoerders zien dat iedereen ermee kan werken, ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De bedreiging is weggenomen en de medewerkers krijgen een boost in hun zelfvertrouwen.' Vindt niemand het vervelend dat alle werkzaamheden en de onderhoudsfrequentie op de voet gevolgd kunnen worden? Wigger schudt zijn hoofd: 'We volgen niet op de voet; we kijken in hoofdlijnen mee of alles volgens planning loopt. Hiervóór werkten we ook al met een volgsysteem, dus dit is voor niemand nieuw. Medewerkers nemen van ons aan dat het voor hen een voordeel is om zelf te kunnen zien wat ze hebben gedaan, en dat dit voldoening geeft.'

Egberink noemt nog een groot voordeel van werken met Jewel-software: 'Mensen worden makkelijker uitwisselbaar. Wanneer iemand op vakantie gaat die een eigen wijk heeft, kan een collega zonder gebiedskennis zijn taken makkelijk overnemen. Het is voor de organisatie goed dat iedereen multifunctioneel inzetbaar is.'

'Iemand zonder gebiedskennis kan nu de taken overnemen van een collega die vrij is'

Binnen de applicaties Jewel Taken en Jewel Vegen kunnen medewerkers van elkaar zien wie wat en waar aan het doen is. Wigger: 'Dit levert een gevoel van saamhorigheid op, en het besef dat we allemaal samenwerken aan een goed eindproduct voor de opdrachtgever.'

Efficiëntie

Dit jaar gaan beide teams met de software aan de slag. Het groeiseizoen is begonnen. Egberink en Wigger verwachten de nodige efficiëntieslagen te kunnen maken: 'We zullen minder te kampen hebben met vergeten of niet gevonden stukken die geveegd, onkruidvrij of gemaaid moeten worden. Alles gebeurt in één keer goed en we komen veel minder meer voor verrassingen te staan. Ook kunnen we ons werk altijd onderbouwen voor de opdrachtgever. In de tijd die resteert, kunnen we mensen inplannen voor andere werkzaamheden, zoals onkruidbeheer of extra te vegen, zodat de onkruiddruk in het jaar erop afneemt.' Gildebor neemt dit jaar ook de tijd om de frequenties van de routes waar nodig aan te passen.

Bij de volgende stap zijn de assistent-uitvoerders aan zet, om de agenda in te richten en de routes voor Jewel Taken en Jewel Vegen uit te stippelen. Verder kunnen medewerkers melding maken van onregelmatigheden. In een rapportage via de uitvoerder kan elke medewerker in een briefing meekijken wat zijn voorganger op een specifieke locatie heeft gedaan en wat eventuele obstakels of aandachtspunten zijn. Ook willen beide uitvoerders de assistent-uitvoerders toegang verlenen tot het systeem om voorschouwinformatie op te nemen.

Doorontwikkelingen

Van de Haar Groep heeft goede ervaringen met de doorontwikkeling van de Jewel-software. 'We werken al vanaf het begin met Jewel-software en hebben altijd aangegeven wat er beter kon en waar we tegenaan liepen. Jewel kwam en komt ook zelf regelmatig met updates. Een voorbeeld van een doorontwikkeling is dat er variaties op de routing zijn gekomen. Voorheen genereerde het systeem alleen routes op basis van ingeplande punten. Nu kun je als machinist ook kiezen voor een kaart zonder vastgestelde route, om daar zelf punten uit te pakken. Verder is het voor de machinist een stuk eenvoudiger geworden om punten op de kaart te selecteren.'

Op een gegeven moment opperde Van Grootheest dat het hem handig leek als hij al rijdend door de wijk (niet voor een schouw, maar voor de aansturing) een melding in het systeem zou kunnen plaatsen van een specifieke taak die in zijn ogen gedaan zou moeten worden. 'Dit is opgepakt door Jewel. We kunnen nu veel inventariseren met de Vragenpad-functie. Als we bijvoorbeeld een boom willen vervangen, gaan we die boom vooraf bekijken. Door een lijst met vragen na te lopen, kunnen we vaststellen welke kraan en machines we nodig hebben om de boom te vellen, de stobbe te verwijderen en de boom en stobbe af te voeren. Ook kunnen we alvast bepalen welk groeimedium er in de nieuw in te richten groeiplaats moet komen en of er een stratenmaker aan te pas moet komen.'

'We kunnen nu veel inventariseren met de Vragenpad-functie'

Volgens Van Grootheest heeft Van de Haar Groep veel baat bij de nieuwste ontwikkelingen van Jewel-software op het gebied van maaien. Zo wordt er geregistreerd waar de machine het maaidek aan de grond heeft binnen de taakvlakken - een mogelijkheid die in de veegwereld al eerder geïntroduceerd was. 'Voorheen hadden de taken op het gebied van maaien betrekking op puntlocaties, gekoppeld aan een straatsegment. De te maaien vlakken moesten geselecteerd worden bij de punten. Tegenwoordig kunnen we de vlakken verkennen en via gps-trackers op de machines automatisch afhandelen wanneer de machinist over het vlak rijdt.'

LEES OOK

Onno Cijffers (Jewel): 'Vegen is vooruitzien'

25-01-2021 | NIEUWS

53 sec

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie