Van doolhof naar duidelijkheid

ARTIKEL

Trudy van Rooij, maandag 13 december 2021

239 sec

Over karteren en inventariseren van begraafplaatsen

Als burgers begin vorige eeuw een klacht hadden over de begraafplaatsadministratie, schreven ze een brief op poten naar de krant. Of die zomaar geplaatst werd, was de vraag. Tegenwoordig kunnen burgers hun klachten veel gemakkelijker publiekelijk delen.


Via social media, kranten en tv-programma's krijgen die beschuldigingen de volle aandacht en wanneer er iets fout gaat op een begraafplaats, wordt de gemeente aan de schandpaal genageld. Nabestaanden zijn kritischer en mondiger geworden en een foutje veeg je niet meer onder het tapijt. Die fouten moeten dus zoveel mogelijk voorkomen worden, en daarom moet de begraafplaatsadministratie overeenkomen met de situatie buiten.

Vroeger was het moeilijker om een fout van de begraafplaatsadministratie publiekelijk te delen. Zo stond er op 15 mei 1914 in ‘Het nieuws van den dag voor Nederlandsch-Indië’ te lezen: ‘U begrijpt toch wel, dat wij al Uwe klakkelooze beschuldigingen aan het adres van de begraafplaats-administratie niet zoo maar kunnen plaatsen! Komt U eens met bewijzen, in plaats van met beweringen die in de lucht hangen.’ Bron: Het nieuws van den dag voor Nederlandsch-Indië, 15-05-1914

Die begraafplaatsadministratie wordt steeds minder vaak uitgevoerd door vrijwilligers, die precies weten wie familie is van wie en waar iedereen ligt op de begraafplaats. Het is tegenwoordig meer een taak voor een ambtenaar die met een gedegen administratieprogramma werkt, waarin precies wordt bijgehouden wie waar ligt en hoelang, en welke graven vrij zijn voor uitgifte. Maar dan moeten die administratieve gegevens wel overeenkomen met de feitelijke situatie.

Soms heeft de beheerder een voorgevoel. Dan gaat hij met een rolmaat ter plaatse controleren of de werkelijke situatie overeenkomt met de plattegrond. Dat voorgevoel wordt bevestigd wanneer hij niet alleen ziet dat de kaart niet klopt, maar ook dat de namen op de zerken niet overeenkomen met wat er in zijn administratie staat. Het klamme zweet breekt hem uit; hij ziet de problemen die daardoor kunnen ontstaan al voor zich.

Als de gegevens niet kloppen

De grafdelver die een nieuw graf delft voor de begrafenis van die dag, waar nog iemand lijkt te liggen; de ambtenaar van de begraafplaatsadministratie die een telefoontje krijgt van een nabestaande die een graf wil reserveren op een lege plek, die in de administratie bezet is ... Als er geen honderd procent match is tussen kaart en administratie, kun je niet blind vertrouwen op je gegevens, terwijl er juist vanwege het delicate karakter heel zorgvuldig gehandeld moet worden. Daarom moet de ambtenaar achter zijn computer vandaan komen en naar de begraafplaats gaan, om daar met een rolmaat te meten en te kijken of er nog een graf past en waar. Hij moet controleren of de naam die op de steen staat waar een bijzetting moet komen, ook echt de naam is die in de administratie staat. Die omslachtigheid kost natuurlijk veel tijd.

Het is erg belangrijk om zorgvuldig te zijn en fouten te voorkomen. Kaart en administratie moeten perfect overeenkomen. Daarvoor moet de begraafplaats op de juiste manier ingemeten worden, op een moderne en efficiënte manier. Ga dus niet met een duimstok en een notitieboekje de begraafplaats op, want hoewel die zintuigelijke, historische methode past bij de sfeer op een begraafplaats, is hij wel foutgevoelig. En fouten mogen niet gemaakt worden bij de uitgifte van nieuwe graven en bij bijzettingen.

Techneuten op de begraafplaats

Inmeten gebeurt nu digitaal, met gps-coördinaten. Werk voor techneuten dus. Maar het mag duidelijk zijn dat niet elke technicus dit werk goed kan uitvoeren. Dat komt door het bijzondere karakter van een begraafplaats. De medewerkers van de afdeling Begraafplaatsen van Kybys ingenieurs en adviseurs kunnen dit werk goed uitvoeren, want zij hebben alle kennis, kunde en vaardigheden in huis.

Begraafplaatsadministratie

Doordat de medewerkers van Kybys de begraafplaatsadministratie voor diverse gemeenten uitvoeren, hebben ze zelf ondervonden hoe belangrijk het is dat kaart en administratie 100 procent overeenkomen. Ze beantwoorden veel telefoontjes van nabestaanden en kennen dus de gevoeligheid en de emotionele lading die bij het inmeten komt kijken. Ze betreden een begraafplaats met respect voor de doden en de nabestaanden en zijn doordrongen van de reden waarom ze zorgvuldig moeten inmeten.

Begraafplaatsbeleid

Merel van den Bosch van Kybys: 'Doordat wij beleid maken voor begraafplaatsen, weten we hoe belangrijk een goede kaart is voor de toekomstbestendigheid van de begraafplaats. Ook kun je met een goede administratie de kostendekking verbeteren.' Wanneer er nieuwe graven nodig zijn, kunnen die niet zomaar overal ingetekend worden. Van den Bosch: 'De Wet op de lijkbezorging schrijft voor hoe hoog de grondwaterstand maximaal mag zijn en hoeveel ruimte er tussen graven moet zitten. Daar moet je dus ook rekening mee houden als je bepaalt waar nieuwe graven komen.'

Karteren en inventariseren

De medewerkers van Kybys ingenieurs en adviseurs meten in en brengen zo de gehele begraafplaats inclusief alle graven in beeld. Ze maken een kaart van de begraafplaats die tot op de centimeter klopt. Vervolgens wordt de administratie aan de kaart gekoppeld. Maar hiermee is het werk nog niet gedaan. De techneut loopt met een tablet over de begraafplaats om per afzonderlijk graf te controleren hoe het in de administratie is verwerkt. Hij controleert meteen of er een grafsteen is en of die steen nog in orde is. Verder maakt hij een foto van elke steen en koppelt deze ook aan de administratie. Omdat de foto gekoppeld is aan het grafnummer, hoeft de medewerker van de begraafplaatsadministratie niet meer naar buiten om ter plaatse de toestand en de ligging van het graf te controleren. Dat scheelt tijd.

Met respect voor de omgeving en met grote zorgvuldigheid inventariseert en fotografeert begraafplaatstechneut Mike van Hooff van Kybys ingenieurs en adviseurs elk graf op een van de begraafplaatsen in de gemeente Noord-Beveland.

Tijdens het werk noteert de techneut alle afwijkingen en bespreekt ze daarna met de gemeente. Deze afwijkingen kunnen te maken hebben met de locatie, de naam, of er wel of geen monument is. Aan de gemeente (of Kybys) is vervolgens de taak om correcties uit te voeren aan de hand van de overzichtelijke lijst. Daarna kan de gemeente weer blind vertrouwen op de gegevens.

Gemeente Noord-Beveland

Kybys heeft voor de gemeente Noord-Beveland de inventarisatie uitgevoerd, zodat de verschillen tussen de administratie en de buitenruimte inzichtelijk werden. Kybys maakte ook foto's van de graven, die door middel van een batchverwerking gekoppeld werden aan de begraafplaatsadministratiesoftware. Na afloop ontving de gemeente een rapportage, met daarin actiepunten die zij vervolgens zelf kon oppakken.

Inventariseren reeds ingemeten kaart gemeente Zevenaar

Voor de gemeente Zevenaar heeft Kybys op basis van de digitale plattegronden van de gemeente twee begraafplaatsen geïnventariseerd, gefotografeerd en op grafniveau gekoppeld aan de begraafplaatsadministratie. Hierbij werden de gravenadministratie en de werkelijke situatie op de begraafplaatsen gecontroleerd. Daarnaast werden alle afwijkingen door Kybys in het administratieprogramma verwerkt.

Wanneer de digitale plattegrond klaar is en gekoppeld is aan de administratie, gaan de begraafplaatstechneuten de begraafplaats op om met behulp van een tablet de locatie van elk graf zorgvuldig te controleren, te inventariseren en te fotograferen.

Wanneer is het tijd om te karteren en inventariseren?

Kost het uitgeven van nieuwe graven veel tijd omdat er telkens iemand buiten moet gaan meten? Of worden er fouten gemaakt bij uitgifte of bijzettingen? Dan is het tijd om de begraafplaats door deskundigen te laten inmeten, karteren en inventariseren. Wilt u meer informatie over hoe zo'n proces verloopt? Dan kunt u bellen met Merel van den Bosch: 06- 12 40 56 00.

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie