Sturen op uren: 'inzicht in gewerkte uren levert iedereen wat op'

ARTIKEL

Heidi Peters, maandag 21 maart 2022

194 sec

Inzicht in gewerkte uren levert iedereen wat op

Hoe vaak komt het niet voor dat in oktober de toebedeelde uren en financiën al opgebruikt zijn, maar er nog wel onderhoud uitgevoerd moet worden? In hoeverre vervormen sw-uren het beeld van het urenbudget? Groenvoorzieners, gemeentelijke diensten, afvalverwerkers en sw-bedrijven willen allemaal hun uren inzichtelijk hebben, maar dit blijkt lastig. John Willemsen, directeur van Infogroen: 'Houd in je calculatie de appeltjes bij de appeltjes en de peren bij de peren.'

Het beheer van de openbare ruimte (BOR) is een moeilijk domein als het gaat om de inzichtelijkheid en daarmee de status van de ingezette uren, vooral bij onderhoud. De uitvoerder en het management willen graag weten in hoeverre ze het lopende jaar nog in de pas lopen. Directeur Willemsen van Infogroen: 'Bij veel organisaties is in het najaar het onderhoudsbudget bijna op en zijn er geen uren meer. Men heeft dat niet op tijd in de gaten en het kan in de rest van het jaar niet meer recht gebreid worden. Dit komt doordat er geen goed zicht is op de benodigde, de in te zetten en de ingezette uren. Hoeveel uren zijn er nodig voor het onderhoud van een wijk? Om die vraag realistisch te kunnen beantwoorden, heb je informatie nodig.'

'Hoeveel uren vraagt het onderhoud van een wijk?'

Wat ook meespeelt, volgens Willemsen, is dat er veel wordt gewerkt met mensen van sw-bedrijven; die hebben een andere loonwaarde. 'De medewerkers lopen door elkaar en werken samen. Als je dat niet goed registreert, worden je kosten ook onoverzichtelijk. Maar het is goed mogelijk om altijd inzicht te hebben in je uren en budgetten en ook om de sw-lonen en reguliere lonen gescheiden te houden. Onze software houdt de appeltjes bij de appeltjes en de peren bij de peren.'

Hij vervolgt: 'De beschikbare uren komen niet uit de lucht vallen, natuurlijk. Deze komen uit beheer- of calculatiesoftware en de informatie is vaak gebaseerd op RAW-bestekken. Het is voor de calculatie dus van cruciaal belang dat je weet wat je moet doen. Waar zijn deze uren voor bestemd? Als dat voor de bomen is, voor welke werkzaamheden dan precies? Of is het voor onkruidbestrijding of het snoeien van hagen? Om deze vragen te kunnen beantwoorden, heb je areaalgegevens nodig en moet je inzichtelijk hebben wat er moet gebeuren op dat specifieke terrein. Met deze kennis kun je berekenen hoeveel uren dat vergt.'

John Willemsen: 'Je hoeft niet meer in het najaar te ontdekken dat de uren voor dat jaar op zijn'

Capaciteitsplanning

Infogroen is bekend van diverse automatiseringsoplossingen voor de groensector, waaronder Groenvision. Willemsen: 'In Groenvision worden de gebudgetteerde uren vanuit de calculatie automatisch over dat jaar verdeeld. De werkzaamheden die geselecteerd kunnen worden, zitten in Groenvision, bijvoorbeeld het schoffelen van een heestervak. Hier geef je ook aan in welke maanden het werk wordt uitgevoerd. De gebruiker kan zelf zogenaamde "werkpakketjes" maken, bijvoorbeeld van werkzaamheden aan bomen: wie doet wat, wanneer en hoeveel tijd kost het werk? De benodigde uren die daaruit komen, worden geprojecteerd op de beschikbare uren van de medewerkers; deze komen uit het rooster. Zo krijg je aan het begin van het jaar al een realistisch beeld van de maanden waarin je te veel of juist te weinig mensen en uren beschikbaar hebt. Hierdoor kunnen zowel het aantal mensen als de werkzaamheden beter gepland en ingeregeld worden.'

Infogroen heeft ook de app Vision Mobile, waarmee medewerkers die buiten aan het werk zijn hun uren kunnen boeken. Willemsen: 'Dat is wat ons betreft de heilige graal van dit verhaal, want zo kun je per maand de geplande uren en de gemaakte uren naast elkaar zetten. Voor de voorman of werkleider is ook het saldo van de uren direct zichtbaar, zodat die weet of het werk qua uren en kosten op schema ligt of dat er te veel of te weinig uren worden gebruikt. Ik weet dat sommige organisaties maandelijks een overzicht naar de opzichter buiten sturen, die daarmee rust krijgt. Zo krijgt de opzichter de regie over het werk en de uren, en weet hij welke werkzaamheden mogelijk zijn in relatie tot de gewerkte uren. Uren met een afwijkende loonwaarde, zoals sw-uren of uren van duurdere mensen, worden teruggerekend naar de reguliere loonwaarde, waardoor het beeld zuiver blijft.'

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Met de app Vision Mobile kunnen gewerkte uren eenvoudig geregistreerd worden.

Dagplanning

Op basis van de globale capaciteitsplanning kan er met de module Planvision een planning per persoon, per dag en per uur gemaakt worden. 'Deze planning geeft rust en overzicht bij de uitvoering', legt Willemsen uit. 'Ook extra betaald werk wordt inzichtelijk. Deze planning is ook zichtbaar in de eerder genoemde app en te gebruiken als onderlegger voor de urenregistratie. Vooral voor groenvoorzieners is dat fijn. Hun werk is vaak wat dynamischer, met meerdere projecten tegelijkertijd op verschillende plaatsen. Het werk is meestal een week vooruit gepland, maar dat kan ineens veranderen, bijvoorbeeld door het weer. De planner, die op kantoor zit, krijgt dit niet altijd mee.'

Voordelen 'sturen op uren'

Willemsen: 'De uitvoerder ziet de voortgang en de status van de uren nu als eerste in Vision Mobile. Wij vinden dat cruciaal. Dankzij deze informatie kan de uitvoerder zelfstandig werken en heeft hij "binnen", de collega's op kantoor, niet meer nodig. Ook komen de uitvoering en voorbereiding dichter bij elkaar. Met deze digitale middelen zijn wij de verbindingslijn geworden tussen deze twee werelden.'

'Je zet mensen in hun kracht en geeft ze vleugels'

Hij vervolgt: 'Neem de weekmarkt in een gemeente, waar achteraf blijkt dat er geveegd moet worden, of het uitrukken bij calamiteiten. Daar zijn doorgaans geen uren voor gepland. Met deze manier van werken kun je veel makkelijker aantonen wat je doet. Met het sturen op uren krijg je inzicht in het verschil tussen de calculatie, de geplande budgetten en de uitvoering, en daarnaast is de uitvoering meer betrokken bij het eindresultaat. Je zet mensen in hun kracht en geeft ze als het ware vleugels. Het heeft, vinden wij, ook te maken met professioneel werken en daar is iedereen bij gebaat.'

Planvision

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

Tip de redactie